Teamassistenz (m/w/d) - Teilzeit: 25-30 Stunden/Woche, unbefristet in Kiel (Projektassistent/in)

Das erwartet DICH!

• Office Management & Assistenz im Tagesgeschäft:
• Du bist der/die erste/r Ansprechpartner/in im operativen Tagesgeschäft sowohl intern als auch extern und übernimmst allgemeine Büroorganisationsaufgaben wie z.B. Gästeempfang, Telefondienst, Vorbereitung von internen/externen Meetings, Terminkoordination sowie die selbständige Bearbeitung des Postein- und Ausgangs (per Mail oder Brief)
• Rechnungswesen & Forderungsmanagement: Du unterstützt bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen, kümmerst dich um Aufgaben im Forderungsmanagement, wie das Verfassen von Mahnungen, und leistest Unterstützung im Projektcontrolling
• Qualitätsmanagement & Prozessunterstützung:
• Du wirkst aktiv an der Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems mit, dokumentierst und optimierst Prozesse und begleitest interne Audits sowie Qualitätsmaßnahmen. Auch bei der Vorbereitung und Mitwirkung von ASA-Sitzungen bringst du dich strukturiert und zuverlässig ein.
• Projektunterstützung & Akquise: Du arbeitest eng mit unseren Projektleitern zusammen und unterstützt bei Angeboten, Ausschreibungen und Vergaben sowie bei der Rechnungsprüfung und dem Nachtragsmanagement – und trägst so aktiv zum Projekterfolg bei.
• Dokumentenmanagement & Projektdokumentation: Du bist verantwortlich für die Vorbereitung und Fertigstellung von Projektunterlagen und sorgst für eine strukturierte sowie lückenlose Ablage und Verwaltung aller vertragsrelevanten Dokumente.
• IT-Koordination & Schnittstellenmanagement: Du bist Bindeglied zu unseren IT-Dienstleistern, stimmst Anforderungen ab und sorgst dafür, dass digitale Lösungen zuverlässig und termingerecht umgesetzt werden.
• Einkauf & Dienstleisterkoordination: Du koordinierst externe Dienstleister, organisierst Bestellungen und stellst sicher, dass unser Arbeitsumfeld jederzeit optimal ausgestattet ist.

Das macht DICH aus!

• Kaufmännischer Background Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise bereits erste Berufserfahrung mit. Organisation liegt dir im Blut – und du behältst auch dann den Überblick, wenn es mal dynamisch wird.
• Erfahrung in der Teamassistenz mit Blick fürs Ganze
• Du hast bereits in einer Assistenz- oder Supportfunktion gearbeitet – idealerweise in einem technischen oder projektorientierten Umfeld. Themen wie Leistungsabrechnung, Forderungsmanagement oder kaufmännische Abläufe sind dir nicht fremd, sondern vertraut.
• Digitale Affinität & Offenheit für Neues Du bewegst dich sicher in der digitalen Welt, hast Spaß daran, mit verschiedenen Tools zu arbeiten, und eignest dir neue Anwendungen schnell und gerne an. MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) beherrschst du souverän.
• Kommunikationsstärke & Teamspirit
• Du gehst offen auf Menschen zu, kommunizierst klar und verbindlich und schaffst es, intern wie extern eine angenehme, professionelle Atmosphäre zu gestalten. Zusammenarbeit ist für dich mehr als ein Stichwort – du lebst Teamgeist, unterstützt aktiv und denkst über den eigenen Aufgabenbereich hinaus.
• Struktur trifft Eigeninitiative Du arbeitest organisiert, zuverlässig und eigenständig – und bringst gleichzeitig den Wunsch mit, Dinge weiterzuentwickeln. Du erkennst Optimierungspotenziale, packst an und hast Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Sicher in der Sprache – stark im Ausdruck Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und formulierst sicher, klar und adressatengerecht – ob per E-Mail, am Telefon oder im persönlichen Gespräch. //

Ergänzende Informationen:

• Anforderungen an den Bewerber:
• Grundkenntnisse: Personalwesen
• Erweiterte Kenntnisse: Finanzwirtschaft, Controlling, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Sachbearbeitung, Ablauforganisation, Microsoft Office