Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Einkaufspostfach: Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs
• Einkaufszuarbeit: Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf
• Administrative Unterstützung: Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Aufträge & Nachträge: Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Angebotserfassung: Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO
• Vergabeplattformen: Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen wie iTWO Tender
• Verhandlungsprotokolle: Vorbereitung und Zuarbeit, einschließlich Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen, digitale Aufbereitung, Ablage im DMS und Versand an die Nachunternehmer
• Stammdatenpflege: Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten
• Beschaffung: Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe sowie eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Preisspiegel
• Assistenz: Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten
• Dokumentenpflege: Formatierung und Pflege von Vorlagen nach den geltenden Gestaltungsrichtlinien sowie Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Ihr Profil

• Fachliche Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Systemkompetenz: Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• DMS-Erfahrung: Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• Plattformkenntnisse: Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil
• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Arbeitsweise: Strukturiert, sorgfältig und detailorientiert
• Organisationstalent: Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Persönlichkeit: Ausgeprägte Teamfähigkeit

Ihre Vorteile

• Attraktive Vergütung: Überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung
• Zusatzleistungen: Vermögenswirksame Leistungen und Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte
• Unternehmenskultur: Positives Betriebsklima mit kollegialer Arbeitsatmosphäre und offener Kommunikation
• Weiterbildung: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch interne und externe Weiterbildungen, Ihr Schulungsinteresse ist ausdrücklich willkommen
• Teamevents: Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende außerhalb der Stadt
• Stabilität: Unbefristete Festanstellung in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen

Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d)