Verwaltungskraft (m/w/d) für die Bautechnik (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Aufgaben

• Ihre Aufgaben:
• Assistenzaufgaben für die Abteilung Bautechnik und der Sportpark GmbH, sowie in Vertretung für die Abteilung Ortsentwicklung
• Bearbeitung von Bürgerbeschwerden in der Zuständigkeit der Bautechnik (z.B. Meldungen zu defekten Straßenlaternen, Straßenschäden)
• Allgemeine Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten die Abteilung betreffend
• Vorbereitung der Sitzungen des Bauausschusses
• Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und -anweisung mit der Software OK.FIS (AKDB) in Vertretung
• Betreuung, Koordination und Kontrolle der Dienstleister für die Reinigung der gemeindeeigenen Liegenschaften in Vertretung
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen einschließlich Empfang und Betreuung von BEsuchern
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung für die Abteilungsleitung und die Mitarbeitenden der Abteilung
• Führen von Telefonaten, Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen, Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung von E-Mail-Funktionspostfächern und Weiterleitung nach Zuständigkeit
• Unterstützung in der Einführung der Elektronischen Vorgangsbearbeitung (e-Akte)
• Unterstützung im Beschaffungswesen

Profil

• Eine der folgenden Voraussetzungen müssen Sie mitbringen:
• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, oder
• Erfolgreich abgeschlossenener Beschäftigtenlehrgang I der BVS (BL I),
• Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Wahlqualifikation 9 Verwaltung und Recht und 10 Öffentliche Finanzwirtschaft, oder
• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten/-in Wünschenswert wäre:
• Sorgfalt, Organisationsgeschick und selbständige Arbeitsweise,
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und digitalten Verwaltungstools,
• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung,
• Erfahrung im kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen (z.B. OK.FIS).

Unsere Benefits

Die Gemeinde Ottobrunn (23.200 Einwohner/-innen) sucht Sie als Verwaltungskraft (m/w/d) für die Bautechnik ab sofort, in Vollzeit, unbefristet