Verwaltungsmitarbeiter/-in als Assistenz Central Office (m/w/d)
Über uns
Die Medizinische Fakultät der Universität Tübingen ist gemeinsam mit dem Universitätsklinikum und den nicht-klinischen Instituten eine der größten medizinischen Ausbildungs- und Forschungseinrichtungen in Deutschland. Wir bieten neben den Studiengängen Medizin und Zahnmedizin ein außergewöhnlich breites Spektrum von innovativen Bachelor- und Masterstudiengängen. Unsere exzellente Grundlagenforschung mündet in translationale Ansätze, mit denen wir eine zukunftsweisende medizinische Versorgung sichern.
Über das Institut
Das „Hertie Institute for AI in Brain Health“ ist ein von der Gemeinnützigen Hertie Stiftung gefördertes Forschungsinstitut der Medizinischen Fakultät mit dem Ziel, Erkrankungen des Nervensystems mit Hilfe von künstlicher Intelligenz früher zu erkennen und besser zu behandeln. Derzeit befindet sich das Institut in einer Phase dynamischen Aufbaus, die aktiv mitgestaltet werden kann. Nach der Aufbauphase soll das Institut drei Forschungsabteilungen umfassen und rund 100 Mitarbeitende beschäftigen.
Ihr Aufgabenbereich ist eingebettet im Central Office des Hertie AI, bestehend aus der Geschäftsführerin und zwei weiteren Teamassistentinnen, und in enger Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen sowie internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern des Hertie AI. Aufgaben
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
- Büroorganisation und Finanzadminsitration für die Abteilungen des Hertie AI
- Betreuung von Einstellungsvorgängen, Visa-Anträgen und Dienstreisen
- Schriftverkehr in Deutsch und Englisch mit Drittmittelgebern und Forschungspartnern
- Assistenz bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Seminaren und Sitzungen sowie bei der Erstellung von Präsentationen, Anträgen und Berichten
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann für Büroorganisation bzw. Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Kenntnisse in Verwaltungs-, Büroorganisations- und Sekretariatsaufgaben
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Teams)
- Sehr gute kommunikative Fähigkeit in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
- Rasche Auffassungsgabe, Eigenständigkeit, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise
- Freude an der Arbeit im internationalen Team, freundliches Auftreten, serviceorientierte Einstellung Bereitschaft sich in Neues einzuarbeiten
Vorteile
- Modernes Umfeld innovatives Universitätsklinikum modernste Technik internationale Spitzenforschung
- ausgezeichnete Perspektiven Karriere & Entwicklung strukturierte Einarbeitung klinikeigene Akademie vielfältige Fortbildungsangebote gezielte Karriereförderung
- Work-Life-Balance klar definierte & verlässliche Arbeitszeiten (38,5 h bei 100 %) familienfreundliche Arbeitsbedingungen Langzeitkonto & Betriebszugehörigkeitstage (TV UK)
- Internationalität Kultur- & Generationenvielfalt im Team Unterstützung durch Sprachkurse Integrationsprogramme (Pflege)
- Zusammenarbeit Leitbild, Grundsätze zur Führung & Zusammenarbeit Mitarbeitenden- & Führungskräfteberatung Personalvertretung Events z. B. After-Work Partys, Sommerfest Modernes Umfeld innovatives Universitätsklinikum modernste Technik internationale Spitzenforschung ausgezeichnete Perspektiven Karriere & Entwicklung strukturierte Einarbeitung klinikeigene Akademie vielfältige Fortbildungsangebote gezielte Karriereförderung Work-Life-Balance klar definierte & verlässliche Arbeitszeiten (38,5 h bei 100 %) familienfreundliche Arbeitsbedingungen Langzeitkonto & Betriebszugehörigkeitstage (TV UK) Internationalität Kultur- & Generationenvielfalt im Team Unterstützung durch Sprachkurse Integrationsprogramme (Pflege) Zusammenarbeit Leitbild, Grundsätze zur Führung & Zusammenarbeit Mitarbeitenden- & Führungskräfteberatung Personalvertretung Events z. B. After-Work Partys, Sommerfest
Hertie Institute for AI in Brain Health, Abteilung Machine Learning, Kennz. 7777 Vollzeit: 100 % Befristet: 31.03.2029 1 Arbeitsbeginn: nächstmöglich Bewerbungsfrist: 03.09.2026 TV-L i.d.R. E9b 2
1 Eine Weiterbeschäftigung wird nach Möglichkeit angestrebt. 2 Die ausgewiesenen Daten stellen keine Grundlage für einen Arbeitsvertrag am Universitätsklinikum Tübingen dar. Sie sollen allen Interessierten als grober Richtwert dienen. Für die Vergütung finden die jeweils geltenden tarifrechtlichen Bestimmungen in Verbindung mit den dazugehörigen Entgelttabellen Anwendung.
Über den Arbeitgeber
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