Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)

• Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz
• Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen
• Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung
• Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand
• Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem Bundesreisekostenrecht
• Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft
• Pflege der Adressdatenbank
• Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial
• Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung von Unterlagen
• Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums
• Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach Bundesreisekostenrecht
• Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination
• Sachliche Prüfung von Rechnungen
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und Sekretariatsorganisation
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen, Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungsverfahren
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten
• Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Kommunikation
• Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten
• Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder Bewerbungsverfahren ist von Vorteil

Wir bieten

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung
• Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team
• Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
• Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund
• Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung
• Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Bezuschussung eines VWL-Vertrages
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund und Bundestagssport

Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.