Assistent\*in der Amtsleitung (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Was zu tun ist

• Assistenz der Amtsleitung:
• Terminkoordination, Bearbeiten von Wiedervorlagen
• Protokollführung (z.B. Amtsleitung-Abteilungsleitungen-Runden)
• Ansprechperson für Fragen rund um und für die Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Veranstaltungen, amtsinternen Events und Dienstreisen
• Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung - Raumplanung, soweit sie im Aufgabenbereich der Amtsleitung liegt

Weitere Aufgaben wären:

• Zentrale Arbeitszeiterfassung für das Amt für Finanzwirtschaft
• Beschaffung von Büroinventar und -material
• Zentrale Verwaltung von (digitalen) Sammlungen (von stadtweiten und amtsinternen Regelungen wie Dienst- und Geschäftsanweisungen, Vollmachten, Informationssammlungen mit Amtsbezug)
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
• Verwaltung des Abwesenheitskalenders aller Mitarbeiter*innen des Amtes
• Fertigen von Auswertungen und Statistiken für die Amtsleitung
• Postein- und Ausgangsbearbeitung einschließlich Fertigen von Scans für die digitale Akte
• Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen
• Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen und Kontierung von Rechnungen im Zuständigkeitsbereich der Amtsleitung
• Koordination der Beauftragten und Abstimmung mit der Amtsleitung
• Sachbearbeitende Tätigkeiten im Rahmen der Fachaufgaben des Amtes, soweit nicht auf die Fachabteilungen übertragen
• Bearbeitung des Dialog-, Petenten-, Beschwerdemanagements

Ergänzende Informationen:

Was Sie mitbringen

Ausbildung: Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als:

• Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen
• Justizfachangestellte*r
• Sozialversicherungsfachangestellte*r
• Rechtsanwalts-, Notar-, Rechtsanwalts- und Notar- bzw. Patentanwaltsfachangestellte*r
• Steuerfachangestellte*r - oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf

oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellte*n oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I Erfahrung: . Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in einem Bereich mit Außenwirkung z.B. als Teamassistenz *Fachlichkeit: *Gute Kenntnisse im Umgang mit internetbasierten Anwendungen sind erforderlich Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind ein Organisationstalent, diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Zudem arbeiten Sie selbständig, strukturiert und zuverlässig.

Anforderungen an den Bewerber:

Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung

Was wir bieten

• Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Umfangreiches Fortbildungsangebot intern sowie extern für eine vielfältige Zukunft in über 42 Ämtern, Referaten, Stabsstellen undEigenbetrieben
• Betriebliche Gesundheitsförderung: Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote
• Flexibilität: Gleitzeit zwischen 6 und 20 Uhr, Teilzeitarbeit, Home-Office und Sabbatical
• Erholung: 30 Urlaubstage und zusätzlich am 24. und 31. Dezember frei
• Mobilitätsförderung: Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Jobs- oder Deutschlandticket
• Vorsorge: Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Bürohund: Hunde in geeigneten Bereichen willkommene Begleiter
• Entspannt unterwegs: Carsharing oder Nutzung der Kieler Sprottenflotte für Dienstwege
• Sicherheit: Sicherer Arbeitsplatz auch in Krisen
• Vielfalt: Safer-Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
• Nähe zum Meer: Da arbeiten, wo andere Urlaub machen
• Sinnstiftende Aufgabe: Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler*innen

Kieler Amt für Finanzwirtschaft sucht frische Köpfe

Starten Sie bei uns als

Assistent*in der Amtsleitung

A 8 SHBesG, EG 8 TVöD  Vollzeit, Teilzeit  unbefristet  zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der Arbeitsplatzteilung. Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des TVöD und ist der aktuellen Entgelttabelle für den Bereich Verwaltung, IT und Ingenieurwesen zu entnehmen.