Assistent*in der Bürgermeisterin (w,m,d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)
Die Stadt Wedel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in der Bürgermeisterin (w,m,d) für das Büro der Bürgermeisterin. Wir bieten… - eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer regelmäßigen durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden - eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD (Je nach persönlicher Voraussetzung) - regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten zur Weiterentwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenzen - ein angenehmes Arbeitsklima auf einem gut ausgestatteten Arbeitsplatz - flexible Arbeitszeiten - 30 Tage Urlaub und zwei zusätzliche freie Tage am 24.12. sowie 31.12. - ein betriebliches Gesundheitsmanagement - Möglichkeit Homeoffice/mobiles Arbeiten - einen Mobilitätszuschuss für Fahrradkauf - unmittelbare Nähe zum S- Bahnhof Wedel, ein bezuschusstes Deutschlandticket (HVV Jobticket Premium)
Aufgrund der Offenheit der Verwaltung freut sich die Stadt Wedel gleichermaßen über Bewerber*innen aller Nationalitäten. Eine Behinderung ist kein Hindernis für Ihre Einstellung bei der Stadt Wedel.
Ihre Aufgaben sind…
- die Organisation und Koordination der täglich anfallenden Arbeiten im Vorzimmer
- die Terminorganisation sowie Priorisierung und Koordination der Terminabsprachen der Bürgermeisterin
- die Entgegennahme von Telefonaten, Posteingängen und E-Mails
- die Reiseplanung, Buchung und Abrechnung für die Bürgermeisterin
- der Empfang, die Bewirtung und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
- die Mitorganisation bei Veranstaltungen
- Büromanagement
- die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen, Rückmeldungen und Fristen
- die Pflege von Übersichten, Akten und digitalen Ablagestrukturen im Vorzimmer der Bürgermeisterin
- die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
- die Zusammenstellung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen im Auftrag der Bürgermeisterin
- die Erstellung und Bearbeitung von Gesprächsprotokollen und Schriftverkehr nach Vorgabe und im Auftrag der Bürgermeisterin
- die Ermittlung und Beschaffung von Büromaterial
Ergänzende Informationen:
Als Assistent*in sind Sie die erste Anlaufstelle für alle internen und externen Kontakte der Bürgermeisterin.
Wir erwarten…
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur*zum Kauffrau/mann für Büromanagement mit kaufmännischem Schwerpunkt.
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen wünschenswert sind Kenntnisse in Grafik-/Layoutprogrammen
- Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Stressresilienz bei hoher zeitlicher Belastung und Termindruck
- die Bereitschaft sich in neue Themenfelder einzuarbeiten
- ein sicheres freundliches und verbindliches Auftreten
- sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich sind wünschenswert
Anforderungen an den Bewerber:
- Besprechungsvorbereitung, -organisation,
- Postbearbeitung,
- Terminplanung, -überwachung,
- Büro- und Verwaltungsarbeiten
Im Gegenteil: Bei gleicher Eignung und Befähigung berücksichtigen wir Ihre Bewerbung mit Vorrang.
Smart, beweglich und auch mal hart am Wind – die maritime Stadt mit frischem Wind sucht Menschen, die Wedel weiter nach vorn bringen.