Assistent:in der Geschäftsführung

Gemeinsam im Team mit zwei weiteren Assistenzkräften unterstützen Sie unsere Geschäftsführung insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Organisation & Prozesse: Sie strukturieren, koordinieren und optimieren eigenverantwortlich unsere internen Abläufe und sorgen so für effiziente und verlässliche Strukturen.
• Terminmanagement: Sie steuern vorausschauend die Termine und Kalender der Geschäftsführung, setzen Prioritäten und sorgen dafür, dass wichtige Themen und Fristen zuverlässig im Blick bleiben.
• Terminvorbereitung: Sie bereiten Termine inhaltlich und organisatorisch vor, erstellen Briefings, Präsentationen und Agenden und schaffen damit die Grundlage für effiziente Gespräche.
• Dokumentation & Nachverfolgung: Sie dokumentieren Besprechungsergebnisse und behalten vereinbarte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines zuverlässig im Blick.
• Schnittstellenmanagement: Sie sind zentrale:r Ansprechpartner:in für unsere internen Bereiche sowie für externe Partner, Kunden und Dienstleister.
• Professionelle Kommunikation: Sie übernehmen unsere geschäftliche Korrespondenz (auf Deutsch, in Einzelfällen auch auf Englisch)

• Berufserfahrung: Fundierte Erfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Projektmanagement oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion
• Organisation & Überblick: Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke & Teamorientierung: Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie sichere Kommunikation in Wort und Schrift
• Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace sowie Offenheit für digitale Tools und neue Technologien
• Persönliche Stärken: Zuverlässigkeit, Diskretion, Loyalität, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Arbeitsweis

Wir bieten

• Sicherer Job: Unbefristete Stelle mit 30 Wochenstunden in einem öffentlichen Unternehmen der Stadt Hamburg
• Work-Life-Balance: Flexibel gestaltbare Arbeitszeiten, Gleitzeitkonto und bis zu 60% Home Office
• Hamburg mitgestalten: Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhalten spannende Einblicke in die Zukunft von Bildung und Wissenschaft in Hamburg
• Gesundheit: Bezuschusste Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass und Sonderkonditionen in zahlreichen Hamburger Schwimmbädern
• Gute Erreichbarkeit: Erstklassige Lage in der Hamburger Innenstadt
• Nachhaltige Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket, Fahrradparkplätze und Jobrad-Leasing