Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

• Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats der Dezernatsleiterin, der Stabsstellen sowie in Vertretung für das Jugendamt und Sozialamt. 
• Koordination des Schriftverkehrs, der Postbearbeitung, der Terminplanung und der Kommunikation mit Bürgern, Trägern, Institutionen und internen Fachbereichen. 
• Verwaltung von Akten und Dokumenten einschließlich digitaler Post, Ablage, Archivierung, Digitalisierung sowie Unterstützung der Gremienarbeit. 
• Organisation administrativer Abläufe, insbesondere Materialbeschaffung, Dienstreisen, Besprechungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsbetriebs. 
• Informationsweitergabe an die einzelnen Bereiche sowie Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und der Umsetzung von Festlegungen aus Dienstberatungen. 
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen, Besprechungen, Sitzungen und Ausschüssen einschließlich organisatorischer Betreuung, Protokollführung sowie Raumplanung. 
• Verwaltung des Urlaubsplans sowie Vorbereitung und Ablage der Unterlagen für Beschäftigtengespräche. 
• Eigenständige Bearbeitung und Verteilung eingehender Beschwerden sowie Erstellung von Reaktionsschreiben bei besonderen Anlässen und Vorkommnissen. 
• Organisation repräsentativer Termine und Jubiläen in Abstimmung mit der Landrätin und dem Personalamt/Personalrat. 
• Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit im Dienstgebäude sowie eigenständige Beschaffung fehlender Ausstattungs- und Arbeitsmittel.

Was erwarten wir von Ihnen?

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement Einstellungsvoraussetzungen 
• Deutschkenntnisse auf dem Niveau mindestens C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) Landratsamt Kyffhäuserkreis 
• Hohe Anforderung hinsichtlich Organisationsfähigkeit, Umsichtigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit 
• Verhaltensneutral im Umgang mit extrem unterschiedlicher Klientel im Ressort Jugend und Soziales

Was bieten wir Ihnen?

unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen. Die Vergütung soll nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst erfolgen. 

• flexible und familiengerechte Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit) 
• 30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) und mögliche zusätzliche Gleitzeittage 
• tarifliche Jahressonderzahlung 
• vermögenswirksame Leistungen 
• eine attraktive betriebliche Zusatzversorgung 
• alternatives Entgeltanreizsystem (Gutscheinkarte) 
• Fahrradleasing 
• betriebliche Gesundheitsförderung 
• Unterstützung bei der Einarbeitung 
• sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten

Die Stelle ist für jeden gleichermaßen geeignet, unabhängig vom Geschlecht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach den gesetzlichen Bestimmungen des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.