Assistenz des Verbandsdirektors einschließlich Personalmanagement (m/w/d)

Assistenz des Verbandsdirektors*

• Selbstständige Organisation und Koordination des Büros des Verbandsdirektors
• Steuerung der Termine, Wiedervorlagen, Korrespondenz und überwiegend eigenständige Kommunikation
• Vor-/Nachbereitung von Gesprächen, Sitzungen, Veranstaltungen und Dienstreisen, selbstständig aber auch im Team
• Kommunikation mit unseren Mitgliedsunternehmen und Ansprechpartnern aus Politik und Wirtschaft und weiteren Verbänden
• Offene Vorgänge im Blick behalten und dafür sorgen, dass aus Vereinbarungen auch Ergebnisse werden
• Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Vorgängen
• Arbeiten mit MS 365, unserer Verbandssoftware und Datenpflege
• Überblick und kühlen Kopf behalten, wenn der Kalender platzt

Dabei verstehen Sie sich nicht ausschließlich als ausführende Assistenz, sondern als mitdenkende und vorausschauend handelnde Unterstützung, die Vorgänge selbstständig strukturiert, Entscheidungen vorbereitet und dafür sorgt, dass im Hintergrund die richtigen Dinge zur richtigen Zeit geschehen.

Personalmanagement*

• Administrative Betreuung der Mitarbeitenden vom Eintritt bis zum Austritt
• Pflege und Verwaltung der Personalunterlagen und Überwachung von Terminen und Fristen
• Planung des On- und Offboardingprozesses
• Koordination des gesamten Bewerbermanagements
• Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern in Personalangelegenheiten

• Über eine abgeschlossene Ausbildung im Büro-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich verfügen
• Bereits Berufserfahrungen in einer anspruchsvollen Assistenz- oder Sekretariatsfunktion gesammelt haben
• Idealerweise Erfahrungen im Personalmanagement mitbringen
• Als Organisationstalent auch bei einer Vielzahl paralleler Vorgänge den Überblick behalten, Prioritäten setzen und eigenständig handeln
• Im vereinbarten Verantwortungsrahmen selbstständig Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen
• Über ein ausgeprägtes Gespür für Menschen, Situationen und unterschiedliche Interessen verfügen sowie sensibel mit vertraulichen und dringlichen Angelegenheiten umgehen
• Durch ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie persönliche Belastbarkeit überzeugen
• Freude daran haben, Prozesse, Strukturen und Arbeitsabläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren
• Über sehr gute konversationssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen

Wir bieten

• Einen hohen Grad an Selbstständigkeit und Gestaltungsspielraum
• Kurze Wege und flache Hierarchien
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld und offene Kommunikation
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
• Ein attraktives, der Verantwortung gerecht werdendes Vergütungspaket einschließlich betrieblicher Altersvorsorge und weiteren Leistungen
• Einen ergonomischen, modernen Arbeitsplatz
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in der Erfurter Innenstadt
• 13. Gehalt / 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten mit digitaler Zeiterfassung
• Regelmäßige Team-/Firmenevents
• Gesundheitsförderung
• Jobticket / Jobrad