Assistenz der Geschäftsleitung (Bürokaufmann/-frau) (m/w/d)

Die Assistenz der Geschäftsleitung unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Ziel der Stelle ist die verlässliche Entlastung der Geschäftsleitung, die strukturierte Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten sowie die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung von Abrechnungsprozessen.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Koordination, Vorbereitung und Nachverfolgung von Terminen und Besprechungen
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz nach Vorgabe beziehungsweise im übertragenen Verantwortungsbereich
• Vertrauliche Behandlung von Geschäfts-, Personal- und Unternehmensinformationen
• Vorbereitung, Erfassung und Verwaltung von Kunden-, Lieferanten-, Nachunternehmer- und sonstigen betrieblichen Verträgen
• Führung einer strukturierten Vertragsablage und Pflege der Vertragsübersichten
• Überwachung von Vertragsfristen, Laufzeiten, Kündigungs- und Wiedervorlageterminen
• Vorbereitung von Vertragsänderungen, Nachträgen und sonstigem vertragsbezogenem Schriftverkehr nach Vorgabe der Geschäftsführung
• Vorbereitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen nach den internen Freigabevorgaben
• Unterstützung bei Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung der übertragenen Aufgaben innerhalb der festgelegten Zuständigkeiten
• Einholung von Informationen, Unterlagen und Angeboten im betrieblich erforderlichen Umfang

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: MS Windows SharePoint Services, Notizprogramm OneNote (MS Office), Präsentationsunterlagen erstellen, Workflow-Management-Systeme, E-Commerce, E-Business, Controlling, Microsoft Dynamics 365

• Erweiterte Kenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Kundenberatung, -betreuung
• Expertenkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Auskünfte erteilen
• Zwingend erforderlich: Büro- und Verwaltungsarbeiten