Assistenz für Verwaltung & Organisation (m/w/d)

VerantwortlichkeitenAllgemeine Büroorganisation und administrative Abläufe

• Eigenständige Organisation des Büroalltags sowie Koordination administrativer Abläufe
• Terminmanagement und -abstimmung für interne und externe Ansprechpartner (Geschäftsführung, Notar, Rechtsanwalt, Behörden, Kunden)
• Dokumentenmanagement: Ablage, Pflege digitaler Ordnerstrukturen, Versionierung sowie Aktualisierung und Bereitstellung rechtlich relevanter Unterlagen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung und To-Do-Tracking
• Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses innerhalb des Bereichs Administrative Vorgänge und organisatorische Prozesse
• Unterstützung bei internen Verwaltungsprozessen und Schnittstellenkommunikation zwischen Unternehmen, Notariat und Kanzlei – Abstimmung von Terminen, Dokumenten, Rückfragen und Prioritäten
• Unterstützung bei Dokumentenpflege, Prozessbeschreibungen und Auditvorbereitungen sowie Koordination externer Auditoren, soweit erforderlich
• Koordination von Beglaubigungen inkl. Vorbereitung der Unterlagen, Identitätsprüfung, Vollmachten und Fristenüberwachung
• Pflege und Verwaltung von Daten, Listen und internen Dokumentationen
• Erstellung, Prüfung und Bearbeitung administrativer Unterlagen
• Vorbereitung kleiner Auswertungen und Zusammenstellungen für die Bereichsleitung Unterstützung der Geschäfts-/Bereichsleitung
• Operative und administrative Unterstützung der Bereichsleitung sowie Koordination von Abläufen (Korrespondenz, Wiedervorlagen, Terminabstimmung)
• Planung und Nachverfolgung organisatorischer Aufgaben sowie Mitwirkung an bereichsbezogenen Maßnahmen und internen Projekten nach Weisung Kommunikation
• Interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit der Bereichsleitung
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und kurzen Informationsschreiben
• Telefonische und schriftliche Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Unterstützung bei der internen Informationsweitergabe

Die Rolle erfordert eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Organisationsgeschick sowie eine professionelle Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache.Fachkenntnisse- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation

• Alternativ: mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), idealerweise auch mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen
• Erfahrung in der Terminkoordination und im Office-Management
• Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen von VorteilPersönliche Eigenschaften
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
• Organisationsgeschick und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
• Teamfähigkeit und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern.Anforderungen an den Bewerber:
• Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office)

Wir bieten:

• zukunftssicheren und krisensicheren Job in der Medizintechnik
• Familien- und Freizeitfreundliche Arbeitszeiten
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsklima
• Entwicklungsmöglichkeiten / individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

Ziel der StelleDie Position im Bereich Verwaltung und Organisationsmanagement umfasst die Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablaufs des zugewiesenen Verantwortungsbereiches.