Assistenz Office Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben – vielseitig und eigenverantwortlich

• Kaufmännische Sachbearbeitung und Vertragsmanagement
• Eigenständige Bearbeitung und Verwaltung laufender kaufmännischer Vorgänge
• Erstellung, Prüfung, Pflege und strukturierte Ablage von Verträgen und weiteren Geschäftsdokumenten
• Überwachung von Vertragsfristen, Terminen und Wiedervorlagen
• Pflege und Aktualisierung von Daten, Dokumenten und digitalen Vorgängen
• Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation
• Organisation und laufende Administration
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
• Koordination von Abläufen und Abstimmung mit Geschäftspartnern und weiteren Ansprechpartnern
• Organisation und Nachverfolgung administrativer Vorgänge
• Unterstützung bei der strukturierten Gestaltung und Weiterentwicklung der täglichen Arbeitsabläufe
• Unterstützung der Geschäftsführung
• Administrative und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft
• Vorbereitung von Unterlagen sowie Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen
• Übernahme organisatorischer Aufgaben nach Bedarf
• Bei Bedarf Organisation und Buchung von Reisen einschließlich der erforderlichen Vor- und Nachbereitung

Das erwartet Sie

bei unsDirekte Zusammenarbeit und kurze Entscheidungswege Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und können Ihre Aufgaben eigenständig organisieren.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung. Sie sind es gewohnt, kaufmännische Aufgaben eigenständig zu bearbeiten, behalten auch bei mehreren parallel laufenden Vorgängen den Überblick und legen Wert auf eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Administration oder im Vertragsmanagement
• Fähigkeit, sich in neue Aufgaben und Abläufe einzuarbeiten und diese anschließend selbstständig zu bearbeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein freundliches, verbindliches Auftreten Das ist zusätzlich von Vorteil:
• Berufserfahrung in der Immobilienbranche
• Kenntnisse im Dokumentenmanagement mit ELO oder ELO Contract
• Weitere Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Französisch oder Spanisch

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit Sie übernehmen unterschiedliche kaufmännische und organisatorische Aufgaben und erhalten Einblick in vielfältige betriebliche Abläufe.
• Persönliches Arbeitsumfeld Als familiengeführtes Unternehmen mit einem kleinen Team legen wir Wert auf eine direkte, verlässliche und kollegiale Zusammenarbeit.
• Langfristige Perspektive Wir suchen eine Persönlichkeit, die sich langfristig bei uns einbringen und mit ihren Aufgaben wachsen möchte.
• Moderner Arbeitsplatz Sie arbeiten an einem modernen Arbeitsplatz in Stuttgart.
• Sie genießen den Komfort eines reservierten Parkplatzes oder eines Firmentickets.