Backoffice Facility Management (m/w/d)

• Aufträge koordinieren: Du erstellst und bearbeitest Aufträge für unser Facility Management und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig und aktuell vorliegen
• Einsätze planen: Du unterstützt bei der Einsatzplanung unserer Hausmeister, Gebäudereiniger und Gärtner und behältst Termine und Kapazitäten im Blick
• Rechnungen bearbeiten: Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen und stellst sicher, dass diese den jeweiligen Aufträgen korrekt zugeordnet werden
• Leistungen abrechnen: Du bereitest Abrechnungen vor und sorgst dafür, dass erbrachte Leistungen vollständig und nachvollziehbar erfasst werden
• Stunden erfassen: Du kümmerst dich um die Erfassung und Kontrolle von Arbeits- und Einsatzzeiten unserer operativen Kollegen
• Abläufe im Blick behalten: Du verfolgst offene Vorgänge, fehlende Unterlagen und Rückfragen und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt
• Team unterstützen: Du arbeitest eng mit unserem Facility-Management-Team zusammen und hältst unseren operativen Kollegen bei administrativen Themen den Rücken frei

• Kaufmännische Grundlage: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs-, Dispositions- oder Backoffice-Funktion gesammelt
• Organisation im Blick: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufträge, Einsätze und Abrechnungen gleichzeitig laufen
• Zahlen & Abläufe: Rechnungen, Abrechnungen und Stundenerfassungen schrecken dich nicht ab – du arbeitest gewissenhaft und hast ein gutes Auge für Details
• Sicher in der Kommunikation: Du stimmst dich gerne mit Kolleg, Dienstleistern und internen Ansprechpartner ab und trittst dabei freundlich, verbindlich und lösungsorientiert auf
• Digital fit: Du arbeitest sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich schnell in neue Programme und Systeme ein
• Eigenständig & im Team: Du siehst, wo Unterstützung gebraucht wird, arbeitest deine Aufgaben selbstständig ab und bist gleichzeitig gerne Teil eines Teams
• Interesse am Facility Management: Erfahrung im Facility Management, im Handwerk oder in der Immobilienbranche ist von Vorteil, aber kein Muss – wichtiger ist uns, dass du Interesse an den Abläufen hinter unseren operativen Teams mitbringst

Wir bieten

• Flexibilität, die zu dir passt: Starte deinen Tag zwischen7:00 und 9:00 Uhr– so wie es für dich am besten passt. Nach einer umfassenden Einarbeitung kannst duzwei Tage die Wocheim Homeoffice arbeiten
• Fit und aktiv: Mit unserem Firmenfitnessangebot über „EGYMWellpass“ bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt: Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticketoder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus: Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub: Neben30 Tagen Erholungsurlaubhast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einenhalben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort: Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen