Backoffice / Office Management (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, merkt man das sofort. Termine wackeln. Unterlagen fehlen. Rechnungen bleiben liegen. Informationen sind nicht auffindbar. Und plötzlich kostet es Zeit, Nerven und Tempo. In dieser Rolle sorgst du dafür, dass genau das nicht passiert . Du bringst Struktur in Ablagen, Daten und Routinen – und stellst sicher, dass im Hintergrund alles sauber läuft, damit das Team und die Geschäftsführung sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass der Laden organisiert läuft. Profil Organisation & Koordination

• Koordination von Terminen, Unterlagen und Wiedervorlagen
• Nachhalten von Themen, wenn Informationen oder Unterlagen fehlen Struktur & Dokumentation
• Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten
• Strukturierte Ablage inklusive Versionen und Zugriffsregelungen Unterlagen & Dokumente
• Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Übersichten und internen Dokumentationen nach Vorlage Rechnungen & Belege
• Unterstützung bei Rechnungs- und Belegthemen Prüfen, zuarbeiten und saubere Dokumentation Systeme & Daten
• Arbeit mit Tools und Systemen (z. B. ATS / CRM) Sicherstellen einer hohen Datenqualität Kommunikation
• Abstimmung mit Dienstleistern und Plattformen (z. B. Jobbörsen, Softwareanbieter oder Office-Themen) Mitdenken
• Du erkennst Lücken oder Unklarheiten früh sprichst sie an und setzt pragmatische Lösungen um, damit nichts untergeht

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis (Backoffice, Assistenz oder Office Management) Arbeitsweise Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau Gleichzeitig bleibst du pragmatisch und lösungsorientiert Tools
• Sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) Kommunikation
• Klare und verbindliche Kommunikation – intern wie extern Persönlichkeit Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich Pluspunkte
• Erfahrung mit digitalen Ablagen
• Erfahrung mit Prozessarbeit
• Erfahrung mit ATS- oder CRM-Systemen (z. B. Teamtailor) Kontakt Bewerbung

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