BÜROANGESTELLTE*R IM GESCHÄFTSZIMMER (Büroassistent/in)

Sie gewährleisten die Erreichbarkeit des Geschäftszimmers montags bis donnerstags von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr.

IHRE AUFGABEN

• selbständige Organisation und Koordination des Geschäftszimmerbetriebes sowie Terminkoordination für die Fakultätsleitung, einschließlich der Erledigung allgemeiner Korrespondenz (auch Serienbriefe), des Empfangs von Gästen sowie der Organisation des Sitzungscaterings
• Pflege von Datenbanken, Verteilerlisten, Tabellen, Telefonlisten sowie der Website der Fakultät, insbesondere der Dekanats- und Verwaltungsseiten
• Gremienbetreuung, einschließlich der Einladung zu Fakultätsratssitzungen, der Vorbereitung von Sitzungsunterlagen sowie der Protokollführung
• Vorbereitung von Informationsunterlagen für neue Beschäftigte sowie Erfassung und Überwachung von Krank- und Gesundmeldungen
• Bestandsprüfung und Bestellung von lehrbezogenen Sachmitteln sowie Büromaterialien für die Fakultät (einschließlich Rechnungsprüfung, Lagerung und Ausgabe), ebenso Organisation der Ausleihe von u.a. Laptops und Beamern

IHR PROFIL

Formale Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
• der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse

Vorteilhaft

• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Kenntnisse über die Struktur und den Aufbau der Fakultät
• Grundkenntnisse im Content-Management-System TYPO3
• Grundkenntnisse im Bereich Finanzen und Beschaffung sowie Kenntnisse über die Lagerung und Bestandsprüfung von Büromaterialien
• Kenntnisse im Bereich der Entgeltfortzahlung, der Verfahren bei Arbeitsunfähigkeit sowie des Urlaubsrechts (BUrlG)

Wir bieten Ihnen

interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten im Geschäftszimmer des Dekanats der Fakultät Life Sciences, die sehr vielfältig sind und von Ihnen mitgestaltet werden können. Ein aufgeschlossenes, kollegiales und hilfsbereites Team erwartet Sie.

UNSER ANGEBOT

• Einbindung in ein Team, das sich über Ihre Mitarbeit freut und Ihnen bei der Einarbeitung gern zur Seite steht
• verkehrsgünstige Lage des Arbeitsplatzes am Ulmenliet 20
• 30 Tage Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche und betriebliche Altersversorgung
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeit
• Möglichkeit zum Dienstfahrradleasing über Jobrad und Zuschuss zum Deutschlandticket (Jobticket über die Arbeitgeberin)
• Zugang zum EGYM WellPass und zu den Angeboten des Hochschulsports

Homeoffice:

Umfang: Nach Vereinbarung