Erfahrene Vorstandsassistenz / Vorstandssekretariat (m/w/d)

• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke
• Versicherungsmanagement: Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge
• Dokumenten- und Aktenverwaltung: Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation
• Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Empfangs- und Telefonzentrale: Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen
• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung: Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister

Das bringen Sie mit

• Qualifikation & Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der direkten Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz/Sekretariat kombiniert mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, einer vergleichbaren Qualifikation oder einem BWL-Studium
• IT-Kenntnisse: Fundierte MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
• Persönlichkeit: Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte soziale Kompetenz
• Arbeitsweise: Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion

Das bieten wir Ihnen

• in Vollzeit
• unbefristet
• 30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage), eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr)
• Fahrradleasing über Lease a Bike
• Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
• Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter
• Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre Allgemein Veröffentlichung: 11.09.2026 Tätigkeit: Vollzeit Organisation Ev. Diakoniestiftung Herford Standort Bünder Str. 15 32051 Herford NRW DE