Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d)

Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung

• Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen
• Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen
• Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten
• Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwindenübernehmen.

Organisation & Backoffice

In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen Bereich:

• Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe
• Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen
• Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen
• Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern
• Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse

HR & People Operations

• Begleitung von Recruiting-Prozessen
• Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern
• Organisation von On- und Offboarding
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen
• Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams

Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben,beispielsweise als:

• Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
• Senior Management Assistant
• Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene
• kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs
• Senior Rolle im HR Bereich

Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest. Du passt besonders gut zu uns, wenn Du:

• außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst
• Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss
• Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst
• Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringst
• souverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst
• vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst
• eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst
• sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren
• Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst
• digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst
• Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird

Fachliche Voraussetzungen

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position
• Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
• Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen
• Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung
• Deutsch auf muttersprachlichem bzw. C2-Niveau
• Gutes Englisch in Wort und Schrift

Was Dich bei uns erwartet

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Du bist nah an Entscheidungen und bekommst Einblick in nahezu alle Bereiche des Unternehmens.
• Echter Gestaltungsspielraum Du sollst Abläufe nicht nur verwalten, sondern verbessern und eigene Strukturen schaffen.
• Klare Entwicklungsperspektive Bei erfolgreicher Zusammenarbeit kannst Du nach der Probezeit den Bereich Backoffice / People Operations personell ausbauen und dessen Leitung übernehmen.
• Verantwortung statt Beschäftigungstherapie Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt und Ergebnisse produziert, nicht jemanden, der darauf wartet, beschäftigt zu werden.
• Technologieorientiertes Umfeld Du arbeitest in einem Unternehmen, in dem Digitalisierung nicht bedeutet, dass jemand ein Excel-Dokument auf SharePoint hochgeladen hat.
• Kurze Entscheidungswege Flache Strukturen und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.
• Unbefristete Festanstellung und attraktive Vergütung
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Firmenhandy
• Kostenlose Getränke und Snacks
• Kostenlose Parkplätze
• Regelmäßige Firmenevents

Arbeitsort Vor Ort & Homeoffice

Diese Position lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team und ist deshalb ausdrücklich keine überwiegende Remote-Stelle. Während der Probezeit arbeiten wir grundsätzlich vor Ort an unserem Standort in Karlsruhe. Nach erfolgreicher Probezeit sind in der Regel 1–2 Homeoffice-Tage pro Woche möglich. Insbesondere während des Aufbaus des Backoffice-/HR-Bereichs ist uns eine hohe Präsenz vor Ort wichtig.