Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20h/w)

• Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts
• Postbearbeitung, Annahme eingehender Telefonate sowie Ablagestruktur-Management
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von versch. Korrespondenzen und Dokumenten
• Übernahme der vorbereitenden Buchhaltung sowie der Rechnungsbearbeitung
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen einschließlich Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Terminen
• Kommunikation mit externen Partnern wie Rechtsanwälten, Steuerberatern, Behörden und weiteren Stakeholdern
• Unterstützung bei gesellschaftsorganisatorischen Themen (z.B. Anmeldungen/Änderungen, Handelsregistereinträge)
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben
• Recherche zu relevanten Themen sowie Aufbereitung von Informationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Offenheit für digitale Tools und neuen Technologien sowie eine hohen KI-Affinität
• schnelles Auffassungsvermögen sowie eine ausgeprägte Lernbereitschaft
• Hands-on-Mentalität sowie der Anspruch, Dinge aktiv voranzubringen
• Bereitschaft, über den Tellerrand hinauszuschauen und Verantwortung zu übernehmen

Was wir bieten

• HAPPY HEALTH: Urban Sports Club Bezuschussung, 300 € Gesundheitszuschuss (für Zahnreinigung, Physiotherapie o.ä.), Happy Health Day
• HAPPY TOGETHER: gemeinsame Company Breakfasts, Sommer-/ Weihnachtsfeier, CSD & Run of Colours Teilnahme, Charity Aktionen
• HAPPY FLEXIBILITY: Hybrides Arbeitsmodell, umfängliche IT-Ausstattung, flexibles Arbeitszeitmodell
• HAPPY GROWTH: 2‑tägige Welcome Days, individueller Einarbeitungsplan inkl. Welcome Gespräch, (Inhouse) Trainings & Workshops, regelmäßige Mitarbeitergespräche
• HAPPY MOBILITY: Deutschlandticket, Dienstradleasing, betriebliche Altersvorsorge