Executive Assistant (m/w/d) in VZ

• Verantwortung für die Organisation der Kalender der Geschäftsleitung sowie für ein professionelles und zuverlässiges Zeit- und Reisemanagement – inklusive Planung, Buchung und Abrechnung.
• Eigenständige Betreuung von Meetings, insbesondere mit externen Gästen, sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in unseren Büroräumen.
• Umfassende administrative Unterstützung: Terminplanung, Nachverfolgung, Informationsverteilung, technische Vorbereitung sowie fallbezogene Protokollführung.
• Planung und Koordination von geschäftlichen Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder im Remote-Format.
• Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Erstellung und Pflege von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen.
• Eigenverantwortliche Führung vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büromanagements.
• Selbstständige Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten.

Qualifikation

• Mindestens 3 - 5 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Effizienz – auch unter Zeitdruck in einem schnelllebigen Umfeld.
• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme.
• Routine im Management eines hohen E-Mail-Aufkommens: präzise, professionelle Korrespondenz, gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Follow-up.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und diplomatisches Geschick.
• Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Mindestens 3 - 5 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Effizienz – auch unter Zeitdruck in einem schnelllebigen Umfeld.
• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme.
• Routine im Management eines hohen E-Mail-Aufkommens: präzise, professionelle Korrespondenz, gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Follow-up.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und diplomatisches Geschick.
• Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.