Executive Assistant to the Founder (m/w/d)

Aufgaben

Deine Rolle

Du arbeitest eng mit den Inhabern zusammen und wirst zur zentralen organisatorischen Schnittstelle zwischen Projekten, Investoren, Planern, Beratern, Vertriebspartnern und dem internen Team. Dein Ziel ist es, Struktur zu schaffen, Prioritäten im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass wichtige Themen konsequent umgesetzt werden. Dabei kombinierst Du klassische Executive-Assistant-Aufgaben mit Projektkoordination und operativer Unterstützung im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

Executive Assistant

• Steuerung und Koordination der Kalender des Inhaber
• Organisation von Geschäftsreisen, Hotels, Restaurants und Veranstaltungen
• Vorbereitung von Besprechungen und Terminen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und offenen Punkten
• Unterstützung bei Korrespondenz und Dokumentenmanagement Vorbereitung von Unterlagen für Investoren-, Bank- und Geschäftspartnertermine

Projektkoordination

• Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen
• Erstellung und Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Nachverfolgung von Entscheidungen und Fristen
• Koordination zwischen Projektleitung, Planern, Fachplanern und Beratern
• Pflege von Projektübersichten und Dokumentationen Unterstützung bei Ausschreibungen, Vergaben und Projektkommunikation

Vertrieb & Unternehmensentwicklung

• Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems
• Nachverfolgung von Interessenten und Geschäftskontakten
• Unterstützung bei Vertriebs- und Marketingaktivitäten
• Vorbereitung von Präsentationen und Exposés
• Unterstützung bei Recruiting-Prozessen Optimierung interner Abläufe und digitaler Prozesse

Qualifikation

Wen wir suchen

Du musst kein Immobilienentwickler sein. Wichtiger ist uns, dass Du hervorragend organisieren kannst, Verantwortung übernimmst und Dinge zuverlässig zum Abschluss bringst. Du passt zu uns, wenn Du:

• extrem strukturiert arbeitest
• mehrere Themen gleichzeitig im Blick behalten kannst
• proaktiv handelst und vorausdenkst
• gerne Verantwortung übernimmst
• verbindlich und lösungsorientiert arbeitest
• professionell mit vertraulichen Informationen umgehst
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse mitbringst
• Freude daran hast, Unternehmern den Rücken freizuhalten
• Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Operations Manager oder Projektkoordinator ist von Vorteil.

Wir suchen keine Person, die Aufgaben verwaltet. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und dafür sorgt, dass Dinge erledigt werden.

Wir bieten

Benefits

Was Dich erwartet

• Direkte Zusammenarbeit mit den Inhabern
• Ein außergewöhnlich breites und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Ein junges, ambitioniertes Team Wunderschönes Büro in einem sanierten Altbau am Kaiser-Ludwig-Platz in München Flexible Arbeitszeiten Apple-Hardware Wellpass-Mitgliedschaft Deutschlandticket Regelmäßige Team-Events