Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit

Ihre Aufgaben

• Büromanagement und selbstständige Führung des Fachgebietssekretariats Elektromechanische Konstruktionen
• Unterstützung und Koordination der Organisations- und Verwaltungsaufgaben des Fachgebiets innerhalb und außerhalb der Universität in deutscher und englischer Sprache
• Administration sämtlicher Personalvorgänge und -angelegenheiten des Fachgebiets
• Administration der Haushaltsmittelbewirtschaftung und der Beschaffungsvorgänge des Fachgebiets unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Vorschriften
• Unterstützung des projektübergfreifenden Drittmittelmanagements bzgl. Berichterstellung und Dokumenation, Budgetierung inkl. Finanz- und Leistungsberichten
• Erstellung/Analyse projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
• Administration der Lehre und des Studierendenmanagement des Fachgebiets sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Lehrmaterialien
• Verwaltung von Inventar und Räumen, Pflege der Datenbanken sowie Mitwirkung beim Dokumentations- und Berichtswesen Betreuung und Pflege der Internetpräsenz des Fachgebiets, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, u.a. redaktionelle Aufarbeitung von technischen Berichten, Veröffentlichungen und Informationsmaterialien, sowie beim Eventmanagement

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
• fundierte Erfahrungen in selbstständiger Sekretariatsarbeit/Assistenz bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie bei Personal- und Beschaffungsprozessen
• vielseitige Fachkenntnisse in relevanten Betriebssystemen und prozessrelevanter Software, vor allem MS-Office-Anwendungen und SAP
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamorientierte, effiziente und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke sowie die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
• Erfahrungen mit universitären Verwaltungsvorgängen, Organisations- und Zuständigkeitsstrukturen sowie bei der Administration von (Drittmittel-)Projekten erwünscht
• Kenntnisse der Kosten- und Ergebnisrechnung, Budgetierung und Finanzplanung von Vorteil
• Kenntnisse und Erfahrungen bei der Gestaltung, Redaktion und Pflege von Webseiten, vorzugsweise Typo3 wünschenswert

Anforderungen

Abschluss Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten

Fakultät V - Verkehrs- und Maschinensysteme, Institut für Maschinenkonstruktion und Systemtechnik / FG Elektromechanische Konstruktionen Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit