(Junior) Manager Office Management & Business Operations (m/w/d)

Organisation & OperationsDu optimierst interne Prozesse und Arbeitsabläufe und entwickelst unsere Business-Systeme und Standards mit uns weiter. Du sorgst für einen professionellen und reibungslosen Office-Alltag in Monheim und bist eine zentrale Anlaufstelle für das Team auch in der virtuellen Organisation. Du übernimmst eigene organisatorische Themen, beispielsweise unser Fuhrparkmanagement. Interne Steuerung & ProjekteDu arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen, koordinierst Termine und bereitest Meetings, Entscheidungsunterlagen und Präsentationen vor bzw. nach. Du verantwortest das kaufmännische Onboarding neuer Mitarbeitender und vermittelst relevante operative Prozesse rund um Zeiterfassung, Kundenabrechnung und Angebotserstellung. Du wirkst an Analysen, internen Projekten und Zukunftsthemen der HORIZONTE-Group mit. Unterstützung Vertrieb & EventmanagementDu unterstützt unser Vertriebsteam bei Angeboten und Ausschreibungen und sorgst für professionelle und fristgerechte Unterlagen. Du koordinierst standardisierte Verträge, NDAs und LOIs und hältst unsere Vertriebs- und Projektinformationen aktuell. Du unterstützt bei der Organisation interner Events und Messeauftritten sowie bei Marketingmaßnahmen.

Du musst noch nicht alles können. Viel wichtiger ist uns, dass Du Verantwortung übernehmen möchtest, mitdenkst und Dinge voranbringst. Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung, ein wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation und idealerweise erste relevante Berufserfahrung. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick. Du kommunizierst klar und hast Spaß daran, Verantwortung zu übernehmen und Deinen Aufgabenbereich weiterzuentwickeln. Du arbeitest sicher mit Microsoft 365 und hast Lust, neue Technologien und KI wie Microsoft Copilot in Deinen Arbeitsalltag zu integrieren. Du verfügst über hervorragende Deutschkenntnisse. Gute Englischkenntnisse sind ein Plus. Du möchtest Deine Kolleg:innen nicht nur über Teams kennenlernen und bist gerne zwei bis drei Tage pro Woche mit uns im Office in Monheim.

Wir bieten

• Eine vertrauensvolle Einführungs- und Einarbeitungsunterstützung in Deine neue Rolle durch Deine Führungskraft.
• Einen attraktiven Arbeitsvertrag, im Rahmen der HG-Gehaltsstrukturen, mit ergebnisorientierter Ziel- und Leistungsvergütung.
• Ein umfangreiches Benefit-Programm (inkl. Urban Sports Club, Business Bike, ...).

Als Teil des Office Managements erwartet Dich außerdem:

• Direkter Draht zur Geschäftsführung: Du bist nah an wichtigen Themen und Entscheidungen und bekommst Einblick in unterschiedliche Bereiche unseres Unternehmens.
• Verantwortung statt Abarbeiten: Du bekommst eigene Themen und den Freiraum, sie selbstständig voranzutreiben.
• Deine Ideen zählen: Wenn Du findest, dass etwas besser geht, möchten wir es hören. Und am liebsten gemeinsam mit Dir umsetzen.
• Flexibles Arbeiten: Gleitzeit, mobiles Arbeiten und gleichzeitig regelmäßiger persönlicher Austausch in unserem Office in Monheim.
• Kurze Entscheidungswege: Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und eine offene Zusammenarbeit.
• Regelmäßige Team- und Unternehmensveranstaltungen.