Office Manager (m/w/d)

• Den Bürobetrieb verantworten. Bestellungen, Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Besprechungsräume — du sorgst dafür, dass nichts fehlt, bevor es jemand vermisst.
• Erste Ansprechperson am Empfang sein. Gäste, Bewerber:innen, Lieferanten, Handwerker: du empfängst, koordinierst und weißt, wer wohin gehört.
• Dienstleister steuern. Reinigung, Wartung, Sicherheit, Getränke- und Bürolieferanten — du hältst Termine nach, prüfst Leistungen und verhandelst kleinere Verträge
• Reisen und Termine organisieren. Buchungen über unser Reisetool, Abstimmung mit Reisenden, Vorbereitung von Besuchen aus anderen Standorten.
• Onboardings mit HR vorbereiten. Arbeitsplatz, Hardware, Zugänge, Willkommenspaket — damit der erste Tag nicht mit Suchen beginnt.
• Interne Veranstaltungen umsetzen. Von Team-Lunches bis Standortevents: Planung, Anbieter, Ablauf, Nachbereitung.
• Post, Rechnungen und Ablage. Eingangspost, Belegvorbereitung für die Buchhaltung, saubere Dokumentation.
• Den Fuhrpark verantworten. Unsere Firmenwagen von der Bestellung bis zur Rückgabe: Übergaben an Kolleg:innen, Termine für Wartung, TÜV und Reifenwechsel, Tankkarten, Schadensmeldungen an die Versicherung Level Berufserfahren, typischerweise 3+ Jahre im Office Management Start sofort Must-have

• Typischerweise mehrere Jahre Erfahrung im Office Management, Hospitality, am Empfang oder in einer vergleichbaren organisierenden Rolle
• Nachweisbare Erfahrung darin, mehrere Themen parallel zu steuern und selbst zu priorisieren, wenn alles gleichzeitig kommt
• Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau und Englisch auf Arbeitsniveau
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams)
• Bereitschaft zur vollen Präsenz vor Ort in Köln — die Rolle funktioniert nur im Büro Nice-to-have
• Erfahrung mit einem Reisebuchungstool
• Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen
• Erfahrung in einem internationalen oder mehrsprachigen Arbeitsumfeld Passt das zu dir? Ehrlich gesagt: nicht für jede:n. Lies den zweiten Kasten genauso aufmerksam wie den ersten. Passt zu dir, wenn…
• du gern der Punkt bist, an dem alles zusammenläuft, und Ordnung schaffst, wo vorher keine war
• du selbst entscheidest, was zuerst dran ist, statt auf eine Aufgabenliste zu warten
• du auf Menschen zugehst — vom Handwerker bis zum Geschäftsführer, im gleichen Ton
• du Abläufe nicht nur ausführst, sondern verbesserst, wenn sie dich stören Eher nicht, wenn…
• du Homeoffice-Tage brauchst: diese Rolle ist an die Anwesenheit im Kölner Büro gebunden
• du ungestört an einer Sache arbeiten möchtest — dein Tag besteht aus Unterbrechungen, und das ist der Job, nicht ein Problem des Jobs
• du eine passive Verwalterrolle suchst: du gehst Themen proaktiv an
• du dich unwohl fühlst, wenn viele Menschen dich ansprechen — du bist die sichtbarste Person am Standort
• Vergütung & Benefits
• Köln, Deutschland · Vollzeit · unbefristet · vor Ort
• Standort Köln, HQ — vor Ort,
• Umfang Vollzeit, 40 Std./Woche, unbefristet
• Team Office Management, zu zweit — mit einer Kollegin in Teilzeit
• Verantwortung Standort Köln

• Jobticket — Zuschuss zum Deutschlandticket
• 26 Tage Urlaub — plus Sonderurlaub für besondere Anlässe (z.B. als Nichtraucher)
• Urban Sports Club — bezuschusste Mitgliedschaft
• Mitarbeiterrabatt — auf alle Produkte unserer Shops
• Weiterbildung — Lernplattform und externe Formate
• Modernes HQ — zentral in Köln, gut erreichbar, 35 Arbeitsplätze
• Team-Events — mehrmals im Jahr
• Corporate Benefits — Rabatte bei Partnerunternehmen 1.

Als Office Manager bist du die Person, die diesen Ort zusammenhält. Du bist erste Ansprechperson für Gäste, Bewerber:innen und Dienstleister, du hältst Ausstattung, Bestellungen und Facility-Themen am Laufen, du organisierst Reisen und interne Veranstaltungen und du arbeitest eng mit HR zusammen, damit neue Kolleg:innen an ihrem ersten Tag einen fertigen Arbeitsplatz vorfinden. Das ist keine reine Verwaltungsrolle: du entscheidest selbst, wie das Büro funktioniert, und wirst dabei nicht ständig gefragt, warum. Nach Zeitanteil sortiert — Empfang und laufender Bürobetrieb machen den größten Teil der Woche aus.