Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) / 4 Tage Woche / 36Std. evtl. auch Teilzeit

Office Management

• Telefonzentrale und freundlicher Empfang von Besuchern
• Terminplanung und Kalenderverwaltung
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen
• Betreuung von Kunden und Gästen
• Allgemeine Büroorganisation
• evtl. Buchhaltung
• evtl. Personal

Verwaltung & Dokumentenmanagement

• Scannen, Ablage und Archivierung von Buchhaltungs- und Auftragsunterlagen
• Pflege digitaler Dokumente
• Verwaltung von Dokumenten und Vorlagen

Buchhaltung & Verwaltung

• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
• Stammdatenpflege in Lexware
• Artikelverwaltung in Lexware
• Unterstützung im Mahnwesen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Buchungen
• Lohn & Gehalt

Einkauf & Technische Dokumentation

• Unterstützung des Einkaufs bei administrativen Aufgaben
• Ausfüllen von Lieferantenfragebögen und Dokumentationen
• Pflege von Lieferanten- und Artikeldaten
• Unterstützung der Technischen Dokumentation

Personal & Organisation

• Sichtung eingehender Bewerbungen
• Korrespondenz mit Bewerbern
• Organisation von Vorstellungsgesprächen
• Planung und Organisation von Seminaren, Schulungen und Veranstaltungen

Marketing & Unternehmensauftritt

• Erstellung von Präsentationen
• Erstellung und Pflege von Dokumentvorlagen
• Unterstützung beim Corporate Design
• Organisation von Messen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen

Du hältst die Fäden zusammen – damit unsere internen Abläufe reibungslos funktionieren und sich unsere Fachabteilungen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau , Buchhaltung)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr guter Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, KI)
• Erfahrung mit Lexware oder vergleichbaren ERP-Systemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches, souveränes Auftreten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• Englischkenntnisse von Vorteil

Wir suchen keine 'Dienst nach Vorschrift'-Mentalität, sondern jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und aktiv Verbesserungen einbringt.

Wir bieten

Das bieten wir dir

• 4-Tage-Woche (Freitags frei)
• 40 Stunden Gehalt bei nur 36 Stunden Arbeitszeit
• evtl. Teilzeit möglich (30Std.)
• 13 Monatsgehälter
• Gewinnbeteiligung
• Kurze Entscheidungswege
• Direkter Draht zur Geschäftsleitung
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Moderne Arbeitsmittel
• Ein leistungsorientiertes, bodenständiges Unternehmen
• Ein junges, motiviertes und zielstrebiges Team
• Langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten

Du sorgst dafür, dass im Büro und in der Verwaltung alles reibungslos funktioniert.

Weitere Berufsbezeichnung:

Assistenz der Geschäftsleitung; Organisation, Verwaltung und ProjektunterstützungStellenbeschreibung: Vollzeit 36Std. | 4-Tage-Woche | 13 Gehälter | Gewinnbeteiligung I evtl. Teilzeit