Kaufmännische/r Mitarbeiter/in - Immobilien und Office Management (m/w/d)

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Tagesgeschäft sowie Unterstützung der Geschäftsleitung
• Ansprechpartner/in für Mieter, Dienstleister und Behörden
• Rechnungsstellung, Mahnwesen sowie Überwachung des Zahlungsverkehrs
• Prüfung und Verwaltung von Mietverträgen sowie weiteren Vertragsunterlagen
• Planung und Koordination von Wartungen, Instandhaltungsmaßnahmen und Dienstleistern
• Prüfung und perspektivisch eigenständige Erstellung von Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen
• Vorbereitung der Buchhaltung und digitale Belegverwaltung (DATEV/Agenda)
• Schnittstelle zur Steuerkanzlei sowie Unterstützung im kaufmännischen Controlling
• Übernahme ausgewählter administrativer Unternehmensaufgaben einschließlich Fuhrparkmanagement
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen sowie Weiterentwicklung unserer digitalen Prozesse und Systeme

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, vorzugsweise im Immobilienbereich oder einem vergleichbaren Umfeld
• Erfahrung im Umgang mit Verträgen, Abrechnungen und externen Dienstleistern; Kenntnisse im Miet- und Betriebskostenmanagement sind von Vorteil
• Die Fähigkeit, Themen selbstständig voranzutreiben, pragmatische Lösungen zu finden und Entscheidungen vorzubereiten
• Souveränes Auftreten gegenüber Mietern, Handwerkern, Behörden und Geschäftspartnern
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise DATEV, Agenda oder SevDesk
• Interesse an Digitalisierung sowie Offenheit gegenüber modernen KI-Anwendungen und neuen Arbeitsweisen

Wir bieten

• 30 Urlaubstage
• 30 Stunden pro Woche
• Attraktive Vergütung – je nach Qualifikation und Erfahrung ca. 3.700 bis 4.700 € brutto/Monat (bei 30 Wochenstunden, zzgl. Urlaubsgeld)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit großem Gestaltungsspielraum und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Themen eigenständig voranzutreiben
• Ein wirtschaftlich solides Familienunternehmen mit langfristiger Perspektive
• Direkte Mitarbeit an der Verwaltung und Weiterentwicklung eines eigenen Wohn- und Gewerbeimmobilienbestands
• Moderne digitale Arbeitsabläufe und Raum für eigene Ideen