Kaufmännische*r Mitarbeiter*in in der Auftragsabwicklung (Speditionskaufleute bzw. Groß- und Außenhandelskaufleute) (m/w/d)

• Bestellung, Überwachung und Koordination von See- und Luftfracht-Importsendungen aus Übersee sowie von europäischen Lieferanten
• Organisation und Koordination des Warenein- und ausgangs unter Beachtung der pharmazeutischen Richtlinien
• Abwicklung von Exporten in selektierte Verkaufsmärkte
• Erstellung von Versandpapieren und Auftragsbestätigungen an unsere Kund*innen inklusive Sendungsverfolgung und Überwachung der Liefertermine
• Kommunikation mit Kund*innen, Logistikdienstleistern, Lieferant*innen und Partnern in Übersee in englischer Sprache
• Darüber hinaus erstellst du selbständig die Rechnungen für unsere Kund*innen und behältst den Überblick über Kosten und Umsätze am Monatsende
• Bearbeitung von Reklamationen gemäß SOP
• Pflege der Stammdaten in unserem Warenwirtschaftssystem
• Gerne kannst du Projekte übernehmen oder dich in bestehende Projekte einbringen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d) oder Kauffrau für Spedition und Logistikdienstleistungen (m/w/d)
• Erste Erfahrungen in der Pharma- und/oder Nahrungsergänzungsmittelbranche sind von Vorteil
• Du verfügst über gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch in Wort und Schrift und kannst dich gut mit unserem überwiegend asiatischen Lieferanten*innen und europäischen Kund*innen verständigen
• Du arbeitest strukturiert, selbständig und zuverlässig und bezeichnest dich selbst als pünktlich
• Wenn du von deinen Teamkolleg*innen als Garant für gute Laune und Power gesehen wirst, der sich mit vollem Einsatz für die Sache einsetzt und auch gerne spannende Projekte initiiert oder übernimmt, dann wäre das großartig
• Du hast das nötige Fachwissen für den Außenhandel, gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen
• Vorkenntnisse im Bereich Gefahrstoff-/gut sind von Vorteil, aber kein Muss. Alles, was dir an Wissen fehlt, lernst du bei uns

Wir bieten

Wir lieben den persönlichen Kontakt, sowohl mit unseren Kund*innen und Lieferant*innen, als auch untereinander im Team. Deshalb hat Vivatis ein Konzept erstellt, das die Arbeit im Büro angenehm und attraktiv macht. Die Gesundheit unserer Mitarbeiter*innen liegt uns sehr am Herzen.

• Wir bieten einen hauseigenen Fitnessraum inkl. trainerunterstütztem Einzeltraining
• Zusätzlich kommt ein Osteopath in die Firma und bietet seine Dienste an
• Außerdem gibt es regelmäßig kostenlose Getränke und frisches Obst
• Unsere modernen Büroräume in zentraler Lage Hamburgs sind hell und freundlich; wir verfügen über eine Dachterrasse, die wir bei schönem Wetter regelmäßig zum gemeinsamen Grillen nutzen
• Selbstverständlich bieten wir dir ein attraktives Vergütungspaket, das eine betriebliche Altersvorsorge und 30 Tage Urlaub beinhaltet
• Außerdem übernehmen wir die Kosten für das Deutschlandticket. Alternativ bieten wir - je nach Verfügbarkeit - einen Firmenparkplatz an