Mitarbeiter Auftragsbearbeitung (m/w/d)

• Telefonische und schriftliche Terminvereinbarungen mit Kunden und Dienstleistern
• Steuerung, Überwachung und Terminplanung für Besichtigungs- und Gutachtenprodukte
• Kommunikation mit Auftraggebern
• Bearbeitung von Reklamationen
• Betreuung des E-Mail-Postfachs
• Koordination und Verteilung von KT-Nachrichten
• Einarbeitung und Betreuung von Auszubildenden und neuen Kolleg*innen
• Beantwortung von Rückfragen zu Aufträgen (von Auftraggebern, Service oder Backoffice)
• Abstimmung mit externen Dienstleistern (Selbstständige) zur Terminvereinbarung
• Dokumentation von auftragsrelevanten Informationen im Service-System
• Austausch im Team und mit anderen Abteilungen zur Prozessoptimierung Backoffice:
• Fachliche Unterstützung und Koordination der Backoffice-Kolleg*innen im Tagesgeschäft
• Optimierung von Backoffice-Prozessen
• Auftragsabwicklung und Monitoring von Objektbesichtigungsaufträgen
• Kommunikation mit Dienstleistern, Service-Team und Auftraggebern
• Betreuung der zentralen Telefon- und E-Mail-Kommunikation
• Bearbeitung von Rückfragen zu laufenden Aufträgen
• Erstellung und Bearbeitung von Lageplänen
• Durchführung von Adressprüfungen
• Umstellungen von Produkten
• Auftragsduplizierungen
• Erstellung von Rechnungen für Auftraggeber und Gutschriften für Sachverständige Fachliche Unterstützung und Koordination der Backoffice-Kolleg*innen im Tagesgeschäft

• Idealerweise erste Berufserfahrung in der Terminplanung, im Kundenservice oder im Backoffice – Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen!
• Freude am Umgang mit Menschen, eine freundliche Ausstrahlung und ausgeprägte Empathie
• Strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent und starken Teamgeist
• Gelassenheit und Stressresistenz auch in intensiven Arbeitsphasen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Motivation, bestehende Prozesse zu hinterfragen und aktiv zu optimieren
• Sichere Anwendung digitaler Tools und schnelle Einarbeitung in neue Systeme
• Erste Erfahrung mit KI-Tools zur Steigerung von Produktivität und Problemlösung

Wir bieten

Neben unseren Mitarbeiter:innen und unserer Unternehmenskultur bieten wir tolle Benefits, die Scout24 zu einem großartigen Arbeitsplatz machen!

• Gehalt: Ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket
• Altersvorsorge: Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge an und unterstützen deine eigene Beitragszahlung mit einem attraktiven Zuschuss.
• Flexibilität: Entscheide selbst, wo du am effektivsten arbeitest. Wir bieten dir ein hybrides Arbeitsmodell mit zwei Präsenztagen pro Woche im Büro und die restlichen Tage darfst du dir frei einteilen. Wir bieten dir 30 Tage Urlaub pro Jahr.
• Gesundheit: EGYM Wellpass, regelmäßige Gesundheitschecks
• Nutze unsere Produkte: Als Mitarbeiter:in kannst du unsere Plus-Mitgliedschaft für Mieter:innen auf ImmoScout24 nutzen, um eine neue Wohnung zu finden.
• Mobilität: Wir bezuschussen Job Bikes oder dein Deutschlandticket
• Weiterbildung: Umfassendes, zertifiziertes und international anerkanntes Weiterbildungsangebot der Sprengnetter Akademie