Mitarbeiter (m/w/d) Dokumentenmanagement / Document Control – BESS & Hochspannungsprojekte

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung des projektbezogenen Dokumentenmanagement- und Dokumentenkontrollsystems
• Registrierung, Klassifizierung, Nachverfolgung, Verteilung und Archivierung sämtlicher Projektdokumente
• Steuerung des Dokumenteneingangs, der Prüfung, Freigabe, Revision und Ausgabe von Dokumenten
• Pflege von Dokumentenregistern, Dokumentenübermittlungen (Transmittals), Metadaten und Revisionshistorien
• Kontrolle und Verwaltung technischer Unterlagen wie Zeichnungen, Spezifikationen, Berechnungen, Berichte, Prüf- und Inspektionsunterlagen, Method Statements und technische Submittals
• Koordination der Dokumentenabläufe zwischen Auftraggebern, Beratern, Engineering-Teams, Nachunternehmern, Lieferanten und Baustellenteams
• Überwachung von Prüf- und Freigabeprozessen, offenen Punkten, Fristen und ausstehenden Dokumenten
• Sicherstellung, dass auf der Baustelle ausschließlich die aktuell gültigen und freigegebenen Dokumentenversionen verwendet werden
• Unterstützung bei Technical Queries, Requests for Information (RFI), Non-Conformance Reports (NCR) und dokumentenbezogenen Maßnahmen
• Erstellung und Verwaltung von Dokumentenübermittlungen gemäß Projektanforderungen
• Pflege elektronischer sowie bei Bedarf physischer Ablagestrukturen
• Unterstützung bei der Erstellung und Kontrolle von Prüf-, Inbetriebnahme-, Energization- und Übergabedokumentationen
• Zusammenstellung und Pflege der finalen Übergabe- und As-Built-Dokumentation einschließlich Betriebs- und Wartungsunterlagen
• Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte und Übersichten für das Projektmanagement
• Unterstützung bei Audits sowie Sicherstellung der Vollständigkeit, Nachverfolgbarkeit und Verfügbarkeit der Projektdokumentation
• Koordination mit den Baustellenteams zur korrekten Einreichung und Dokumentation von Bau- und Installationsunterlagen

• Abgeschlossene Ausbildung, Weiterbildung oder Studium im Bereich Dokumentenmanagement, kaufmännische bzw. technische Administration, Bauwesen, Ingenieurwesen, Projektmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement / Document Control, idealerweise in Bau-, Infrastruktur-, Energie-, Elektro- oder Industrieprojekten
• Erfahrung in komplexen Projekten mit mehreren Auftragnehmern, Lieferanten und Projektbeteiligten
• Erfahrung im Bereich BESS, erneuerbare Energien, Umspannwerke, Hochspannung, Energieversorgung oder vergleichbaren Projekten von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen, z. B. Aconex, SharePoint, ProjectWise, Procore, Asite, Viewpoint oder Autodesk Construction Cloud
• Gute Kenntnisse in Dokumentennummerierung, Revisionskontrolle, Transmittals, Freigabeprozessen und Dokumentenregistern
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Hohe Genauigkeit, Sorgfalt und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und Fristen einzuhalten
• Sehr gute Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
• Sicheres Auftreten im Umgang mit internationalen Teams, Auftragnehmern, Lieferanten und Baustellenpersonal
• Verständnis für technische, bauliche, qualitätsbezogene und Inbetriebnahmedokumentation
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalts- und Leistungspaket.
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung.
• Ein kooperatives und dynamisches Arbeitsumfeld.