Mitarbeiter/in Sekretariat & Office Management (m/w/d)

• Organisation & Office Management: Du sorgst für reibungslose Abläufe im Büro, koordinierst Termine, Besprechungen und organisatorische Prozesse.
• Kommunikation & Empfang: Als freundliche erste Ansprechperson betreust du Mandanten, Gäste und Geschäftspartner und kümmerst dich um die telefonische und schriftliche Korrespondenz.
• Administrative Unterstützung: Du erstellst und bearbeitest Dokumente, Präsentationen und Geschäftskorrespondenz und behältst Fristen sowie Wiedervorlagen im Blick.
• Meeting- & Reisemanagement: Du organisierst Besprechungen, kümmerst dich um die Vorbereitung und Nachbereitung und unterstützt bei der Reiseplanung.
• Büroorganisation & Wohlfühlatmosphäre: Du koordinierst Bestellungen, externe Dienstleister und die Organisation der Gemeinschaftsbereiche und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen.
• Onboarding & Offboarding: Du begleitest organisatorisch den Ein- und Austritt von Mitarbeitenden und koordinierst die Bereitstellung bzw. Rückgabe von IT-Ausstattung, Zugängen und Arbeitsmitteln.
• Buchhaltung & Dokumentenmanagement: Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung und übernimmst die sorgfältige Prüfung, Formatierung und Finalisierung von Prüfungs- und Jahresabschlussberichten.
• Teamkultur & besondere Anlässe: Du organisierst kleine Aufmerksamkeiten zu Geburtstagen, Jubiläen und weiteren besonderen Anlässen.
• Projekte & Weiterentwicklung: Du bringst eigene Ideen ein und unterstützt dabei, interne Abläufe und die Büroorganisation kontinuierlich zu verbessern.

• Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Steuerfachangestellte/r erforderlich
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat, Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten
• Teamgeist, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise

Wir bieten

• Mehr Freizeit durch eine 4-Tage-Woche: Von Juni bis Dezember
• 30 Tage Urlaub: Sechs Wochen im Jahr für Erholung, Reisen und alles, was dir wichtig ist.
• Spannende Einblicke: Dich erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielseitigen Berührungspunkten
• Top-Lage in Hamburg: Ein moderner Arbeitsplatz mitten im Herzen der Hansestadt.
• Ein Team, das zusammenhält: Kurze Entscheidungswege, offene Kommunikation und ein kollegiales Miteinander
• Mobil unterwegs: Profitiere vom Deutschlandticket und der Möglichkeit desJobRads
• Unterstützung im Alltag: Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten und attraktive Restaurantgutscheine
• Gesundheit & Bewegung: Mit dem Wellpass bleibst du auch außerhalb des Büros aktiv.
• Gemeinsame Erlebnisse: Regelmäßige Teamaktivitäten und gemeinsame Unternehmungen