Mitarbeiterin/Mitarbeiter (w/m/d) - Arbeitsbereich Organisation für das Vorzimmer der Leitung (Sekretär/in)

Aufgaben

Als Vorzimmerkraft übernehmen Sie klassische Vorzimmertätigkeiten sowie zusätzliche Aufgaben im Sachgebiet A - Allgemeine Verwaltung, Arbeitsbereich Organisation. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Büroorganisation:

• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails
• Durchführung von Internetrecherchen
• Erstellung und Bearbeitung von Tabellen, Übersichten und Präsentationen
• Erstellung, Verwaltung, Vervielfältigung und strukturierte Ablage von (digitalem) Schriftgut
• Verwaltung und Pflege von (digitalen) Akten und DokumentenTermin- und Dienstreisemanagement:
• Koordinierung von Telefonkonferenzen und Terminen
• Organisatorische und technische Vorbereitung von Besprechungen und Dienstreisen
• Unterstützung bei der Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Delegationen aus dem In- und AuslandUnterstützung im Bereich Organisation und Service
• Die Bereitschaft zur Übernahme anderer Aufgaben im Einzelfall wird vorausgesetzt.

AnforderungenSie haben:

• eine erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung des mittleren nichttechnischen Dienstes und erfüllen die beamtenrechtlichen Voraussetzungen für die Übernahme in die Zollverwaltung oder
• einen erfolgreichen Abschluss der Angestelltenprüfung I oder
• einen erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, als Justizfachangestellte/r, als Notarfachangestellte/r, als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, als Sozialversicherungsfachangestellte/r, als Steuerfachangestellte/r oder
• einen erfolgreichen Abschluss einer mit vorgenannten Ausbildungen vergleichbaren Ausbildung mit den Schwerpunkten Recht/und oder Wirtschaft oder
• einen erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung als Bankkaufmann/-frau, als Industriekaufmann/-frau,als Speditionskaufmann/-frau, als Kaufmann/-frau für Versicherungen und Finanzen, als Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel, als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau, als Fachangestellte/r für BürokommunikationWeiterhin haben Sie
• die Bereitschaft zur ständigen fachlichen Fortbildung
• die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen und Fortbildungsmaßnahmen (ggf. auch mehrtägig und bundesweit)
• die Eignung und Bereitschaft zum Führen eines Dienst-Kfz: gültiger Führerschein der Klasse 3 bzw. B (kein Führerschein auf Probe)
• die Bereitschaft, sich bei Bedarf einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehenWir wünschen uns zudem:
• Erfahrungen im Büromanagement und/oder in Assistenz- bzw. Sekretariatsaufgaben
• Anwenderkenntnisse der MS-Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit sowie Verschwiegenheit
• Eigeninitiative, Flexibilität wie auch die Fähigkeit zu selbstständigem und eigenverantwortlichem Handeln
• sehr gute Umgangsformen sowie sicheres, adressatenorientiertes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Belastbarkeit und Dienstleistungsorientierung

Wir bieten

• einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• als mit dem Zertifikat berufundfamilie und beruf&vielfalt ausgezeichnete Arbeitgeberin eine familienbewusste und lebensphasenorientierte Personalpolitik
• einen abwechslungsreichen und anspruchsvollen Arbeitsplatz in einem engagierten Team
• flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitregelung und Überstundenausgleich durch digitale Zeiterfassung
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche- "
• Training on the Job", um Sie an Ihre Aufgaben heranzuführen sowie stetige interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein vergünstigtes Großkundenticket ("Deutschland-Jobticket") inkl. ArbeitgeberzuschussTarifbeschäftigten bieten wir:
• eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche)
• eine Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD Bund
• die Möglichkeit der Verbeamtung, sofern die Voraussetzungen hierfür vorliegen

Im Rahmen einer externen Personalverstärkungsmaßnahme der Zollverwaltung sucht das Hauptzollamt Regensburg eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (w/m/d) im Sachgebiet A - Allgemeine Verwaltung, Arbeitsbereich Organisation für das Vorzimmer der Leitung am Dienstort Regensburg. Der Arbeitsplatz ist nach EntgGr. 6 TV EntgO Bund bzw. der Dienstposten nach A 7/A 8 BBesO bewertet.

Einstellung bzw. Übernahme: Tarifbeschäftigte: Die Einstellung von Tarifbeschäftigten (w/m/d) erfolgt zum nächstmöglichen Zeitpunkt in derEntgGr. 6 TV EntgO Bund. Die Erfahrungsstufe bei Tarifbeschäftigten richtet sich nach § 16 TVöD Bund.Beamtinnen/Beamte: Voraussetzung einer Übernahme von Beamtinnen/Beamten (w/m/d) ist die Abgabebereitschaft der aktuellen Dienstbehörde. Die Übernahme von Beamtinnen/Beamten (w/m/d) erfolgt - im Einvernehmen mit dem Dienstherrn bzw. der abgebenden Behörde - zum nächstmöglichen Zeitpunkt vorerst im Rahmen einer Abordnung und bei Vorliegen der Voraussetzungen (u.a. Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst) in der BesGr. A 7 der BBesO. Statusgerechte Einstellungen bzw. Übernahmen von Beamtinnen/Beamten (w/m/d) anderer Verwaltungen, die die konstitutiven Anforderungen erfüllen, sind hierbei nach Einzelfallprüfung bis BesGr. A 8 der BBesO grundsätzlich möglich.Probezeitbeamtinnen/-beamte sowie Beamtinnen und Beamte auf Widerruf sind nicht zugelassen.Kreis der Bewerbenden: Die Stellenausschreibung richtet sich ausschließlich an externe Bewerberinnen und Bewerber (w/ m/d).