Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) - Teilzeit

Als Assistenz der Geschäftsleitung sind Sie die zentrale Schnittstelle im Unternehmen und unterstützen die Geschäftsführung in wesentlichen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen. Sie sorgen dafür, dass die Unternehmensleitung effizient arbeiten kann, indem Sie operative Aufgaben übernehmen, Projekte koordinieren und als vertrauensvolle Kommunikationsdrehscheibe fungieren.

Strategische Unterstützung

• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs-Meetings
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Briefings und Präsentationen
• Unterstützung bei strategischen Projekten und Workshops
• Nachverfolgung von Zielen und KPIs

Kommunikations- & Schnittstellenmanagement

• Koordination der internen und externen Kommunikation
• Priorisierung eingehender Anfragen, ggf. auch Bewerbereingang
• Protokollführung und Nachverfolgung von Entscheidungen
• Betreuung von Investoren, Kunden, Partnern und Aufsichtsrat
• Unterstützung bei Vorträgen und der Unternehmenskommunikation

Organisation & Administration

• Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. Abrechnungen
• Vertrags- und Dokumentenmanagement sowie Compliance-Support
• Vorbereitung interner Audits und Überwachung relevanter Fristen
• Organisation von internen Veranstaltungen und Offsites

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Souveränes Auftreten und starke interkulturelle Kompetenz
• Hohe emotionale Kompetenz: Sie können Stimmungen aufnehmen, Vertrauen zu Menschen schaffen und werden als authentisch wahrgenommen
• Exzellente organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Hohe Belastbarkeit, Diskretion und Loyalität
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und Projektmanagement-Tools
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Vorteile

• Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit der Möglichkeit viel Neues zu lernen
• Attraktives Vergütungspaket und Benefits