Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) - Teilzeit
Wir sind ein Deep-Tech-Startup, das an der Schnittstelle von Physik, Chemie und Materialwissenschaften arbeitet. In unserer Fabrik stellen wir ein Siliziumkarbid mit einem neuartigen Verfahren her, das besonders ressourcenschonend ist und das Potenzial hat die Halbleiterindustrie zu revolutionieren und einen Beitrag zur Lösung der Klimakrise zu leisten. Auf diesem Weg konnten wir schon mehrere große Finanzierungsrunden abschließen und arbeiten mittlerweile mit über 30 Mitarbeitern an diesem Ziel. In den nächsten Jahren ist ein weiteres schnelles Wachstum geplant. Als Assistenz der Geschäftsleitung sind Sie die zentrale Schnittstelle im Unternehmen und unterstützen die Geschäftsführung in wesentlichen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen. Sie sorgen dafür, dass die Unternehmensleitung effizient arbeiten kann, indem Sie operative Aufgaben übernehmen, Projekte koordinieren und als vertrauensvolle Kommunikationsdrehscheibe fungieren.
Ihre Aufgaben
- Strategische Unterstützung Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs-Meetings Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Briefings und Präsentationen Unterstützung bei strategischen Projekten und Workshops Nachverfolgung von Zielen und KPIs
- Kommunikations- & Schnittstellenmanagement Koordination der internen und externen Kommunikation Priorisierung eingehender Anfragen, ggf. auch Bewerbereingang Protokollführung und Nachverfolgung von Entscheidungen Betreuung von Investoren, Kunden, Partnern und Aufsichtsrat Unterstützung bei Vorträgen und der Unternehmenskommunikation
- Organisation & Administration Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung Planung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. Abrechnungen Vertrags- und Dokumentenmanagement sowie Compliance-Support Vorbereitung interner Audits und Überwachung relevanter Fristen Organisation von internen Veranstaltungen und Offsites
Ihr Profil
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
- Souveränes Auftreten und starke interkulturelle Kompetenz
- Hohe emotionale Kompetenz: Sie können Stimmungen aufnehmen, Vertrauen zu Menschen schaffen und werden als authentisch wahrgenommen
- Exzellente organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Hohe Belastbarkeit, Diskretion und Loyalität
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und Projektmanagement-Tools Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
Vorteile
- Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein dynamisches, internationales Umfeld mit der Möglichkeit viel Neues zu lernen
- Attraktives Vergütungspaket und Benefits