Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Beschaffung und Bestandsmanagement: Bedarfsgerechte Beschaffung von Büromitteln sowie Haushalts- und Verbrauchsmitteln des täglichen Bedarfs inkl. Bestandsüberwachung, Lieferantenauswahl sowie Bestell- und Belegabwicklung
• Getränke- und Kaffeeversorgung: Koordination der gesamten Versorgung von der Bestellung über das Nachfüllen bis zur Wartung und Reinigung der Kaffeemaschinen & Wasserspender
• Externe Reinigungsdienste: Zentrale Ansprechperson für unsere Dienstleister inkl. Qualitätskontrolle und Klärung von Reklamationen
• Sauberkeit und Ordnung: Aufbau und Beaufsichtigung einer verbindlichen Methodik (z. B. nach 5S) für Büro-, Sozial- und Gemeinschaftsflächen inkl. Standards, regelmäßiger Rundgänge und Nachverfolgung von Maßnahmen
• Empfang und Bewirtung: Betreuung von Kunden, Partnern und Bewerbenden – von der Vorbereitung der Besprechungsräume über Catering bis zur Nachbereitung
• Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen: Ausstattung, Ordnung und Organisation der Raumbuchung
• Post und Versand: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Paketannahme sowie Koordination von Kurier- und Versanddienstleistern
• Facility-Koordination: Schnittstelle zu Vermieter, Haustechnik und Handwerksbetrieben sowie Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsmitteln
• Arbeitsplatzausstattung: Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in Abstimmung mit HR und IT
• Firmenevents: Unterstützung bei der Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, im Empfangsbereich, in der Hotellerie oder in einem vergleichbaren Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine eigenständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohes Qualitäts- und Ordnungsbewusstsein gepaart mit einer echten Hands-on-Mentalität
• Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung im Umgang mit Gästen und Team
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Von Vorteil

• Erfahrung mit Ordnungs- und Sauberkeitsmethoden wie 5S
• Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister
• Erfahrung in einem produzierenden oder technischen Umfeld
• Führerschein Klasse B

Wir bieten

• Sofortiger und flexibler Start
• Unbefristete Vollzeitstelle (40 h/Woche)
• Attraktive Kompensation
• 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten
• Bike-Leasing, Jobticket und EGYM Wellpass
• Freie Getränke, Firmenevents und Weiterbildungsmöglichkeiten

Deine Mission

Als Office Manager sorgst du dafür, dass unser Standort jeden Tag reibungslos funktioniert. Du hältst deinen Kolleginnen und Kollegen den Rücken frei, damit sie sich auf die Entwicklung, Fertigung und Qualifikation unserer Systeme konzentrieren können. Von der Beschaffung über die Versorgung bis zur Ordnung auf unseren Flächen liegt der tägliche Betrieb unseres Büros in deiner Hand. In einem schnell wachsenden, technisch geprägten Umfeld baust du Standards auf, die mitwachsen: klare Abläufe für Sauberkeit und Ordnung, verlässliche Lieferanten und eine Umgebung, in der sich Team und Gäste gleichermaßen willkommen fühlen. Du arbeitest eigenständig, denkst voraus und erkennst, was gebraucht wird, bevor jemand danach fragt.