Office Manager (m/w/d) auch in Teilzeit möglich

Empfangs- und Besuchermanagement

• Du verwaltest den Empfangsbereich und sorgst dafür, dass sich alle willkommen fühlen
• Du begrüßt unsere Gäste und Besucher:innen freundlich und kümmerst dich um ihre Anliegen
• Du bearbeitest die zentrale Kommunikation per Telefon und E-Mail effizient und professionell

Büromanagement

• Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Post und koordinierst Kuriersendungen
• Du organisierst die technische Unterstützung und Wartung des Büros sowie der Büroeinrichtung. Dazu gehört die Kommunikation mit Lieferanten, Vertragsabwicklung, Servicebeauftragung und die Verwaltung des jährlichen Kostenbudgets.
• Du verwaltest die allgemeinen Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie die Getränke- und Lebensmittelvorräte Allgemeine administrative Unterstützung
• Du unterstützt das Management und die Fachabteilungen bei administrativen und prozessualen Themen wie IT, Flottenmanagement, Reisekosten, Statistiken und allgemeinen Anfragen
• Du hilfst bei der organisatorischen und technischen Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie beim Off-Boarding
• Du unterstützt den Quality-Assurance- und Pharmakovigilanz-Manager bei der Überwachung und Weiterleitung relevanter Anfragen
• Du hilfst dem lokalen Compliance- und EHS-Manager bei internen Audits und bei der Umsetzung von Gesundheits-, Umwelt- und Sicherheitsanforderungen
• Du unterstützt die Geschäftsbereiche während Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in spezifischen Verwaltungs- und Koordinationsfunktionen

Eventmanagement

• Du bist verantwortlich für die Organisation, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen im Büro
• Du unterstützt bei geschäftsbereichsspezifischen und firmenübergreifenden Veranstaltungen wie Firmentagungen, Kongressen, Seminaren und Schulungen, auch außerhalb des Büros
• Du bist der/die Hauptansprechpartner:in für allgemeine Anfragen des extern beauftragten Reisebüros sowie des konzerninternen Travel-Managements

Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium im kaufmännischen oder organisatorischen Bereich abgeschlossen

• Mehrjährige Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltungsunterstützung oder als Assistenz der Geschäftsführung bringst du mit
• Deine mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind herausragend
• Du zeichnest dich durch hohe soziale Kompetenz, einen kundenorientierten Ansatz sowie diplomatisches Geschick und Diskretion aus, was dir professionelle Interaktionen mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden ermöglicht
• Du beherrschst MS-Office-Produkte (Word, PowerPoint, SharePoint) sehr gut und kannst dich schnell in neue Softwarelösungen einarbeiten
• Eigenorganisation, Proaktivität und Zuverlässigkeit sind deine Stärken
• Auch bei hoher Arbeitsbelastung behältst du ein effizientes Zeit- und Selbstmanagement
• Du erkennst Probleme frühzeitig und gehst sie selbstständig und lösungsorientiert an
• Erfahrung mit Anforderungen im Facility- und Umweltmanagement sowie in der Arbeitssicherheit und im Gesundheitsmanagement ist ein Plus
• Dein unternehmerisches Denken, dein Teamgeist und deine Hands-on-Mentalität runden dein Profil ab

Wir bieten

• Ein attraktives Vergütungspaket, inklusive einer 100% arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub sowie freie Tage für besondere Anlässe des Lebens und zusätzliche Kompensationstage
• Ein Sport- & Health-Programm: Du wählst deine Aktivität aus diversen Sportarten aus und wir tragen die Kosten bis zu 500 Euro pro Jahr. Alternativ kannst du auch Nichtraucher- oder Ernährungsangebote wählen
• Spannende Weiterbildungsmöglichkeiten mit individuellem Budget in unserem Programm „Bleib neugierig“. Außerdem kannst du an Sprachkursen teilnehmen, sowohl live als auch digital
• Interessante Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Ein dynamisches, aufgeschlossenes und motiviertes Team