Office Manager (m/w/d) ca. 25 h/Woche

• Wohlfühl Atmosphäre im Büro: Du hältst unser Büro in Topform, von der Küche bis zur Terrasse, und sorgst freundlich, aber konsequent dafür, dass unsere Standards für Büro- und Datensicherheit eingehalten werden.
• Dienstleister & Facility Management: Du koordinierst Reinigungen und Reparaturen und verwaltest Verträge. Außerdem unterstützt du unsere Büros in Berlin und Frankfurt zusammen mit den dortigen Kolleg:innen.
• Supply & Logistik: Du verwaltest Post, Pakete und Inventar, von Snacks und Getränken bis zu Büromaterial. Zudem versendest du Equipment für Mitarbeitende und sensible Dokumente sicher.
• Willkommenskultur: Du gestaltest den perfekten ersten Arbeitstag für neue Kolleg:innen, inklusive Arbeitsplatzeinrichtung, Zugangsdaten, Büroführung und einem herzlichen Willkommen.
• Empfang und Veranstaltung: Du empfängst Gäste, organisierst Besprechungsräume und unterstützt bei der Planung interner Veranstaltungen.
• Zentrale Ansprechperson: Du bist die erste Anlaufstelle für alltägliche Fragen aus dem E-Mail-Postfach, der Telefonanlage sowie von unseren Kolleg:innen in Berlin, Frankfurt und remote.
• Dokumentationsmanagement: Du hältst Inventare und Dokumente organisiert und im Einklang mit gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen.
• Prozessoptimierung & KI-Automatisierung: Du erkennst Potenziale zur Optimierung täglicher Abläufe und setzt KI-Tools ein, um Routineaufgaben effizient zu automatisieren.

• Du hast einen passenden Background: Du bringst eine kfm. Ausbildung und/oder Erfahrung im kaufmännischen, eventbezogenen oder administrativen Bereich mit.
• Du bist ein Kommunikationstalent: Du kommunizierst klar und souverän auf Deutsch und Englisch, mit einer klaren und freundlichen Art. Du setzt Erwartungen, bleibst zuverlässig am Ball und machst es anderen leicht, Vereinbarungen einzuhalten.
• Du bist organisiert und proaktiv: Du siehst, wo Unterstützung gebraucht wird, übernimmst Initiative und löst Herausforderungen, bevor jemand danach fragen muss.
• Du hast ein Digital & KI-Mindset: Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und modernen Büro-Tools und begeisterst dich dafür, KI einzusetzen, um Büroprozesse zu optimieren und zu automatisieren.
• Du lebst ein People-First-Mindset: Du hast Freude daran, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, den Arbeitstag deiner Kolleg:innen ein Stück zu verbessern und auch andere zu begeistern.
• Du arbeitest vor Ort: Du arbeitest an den meisten Tagen der Woche in unserem Münchner Büro. Remote-Arbeit ist möglich, sofern sie im Vorfeld abgestimmt ist und sich mit dem Büroalltag vereinbaren lässt.

Darauf kannst du dich freuen

• Ein ambitioniertes und sympathisches Team, das bevorzugt mit agilen Methoden arbeitet - das beweist auch unser Kununu-Score von 4,5
• 60 Tage pro Jahr Workation in der EU & 2 Tage Social Leave
• Regelmäßige Firmenevents
• Kita-Zuschuss & betriebliche Altersvorsorge
• Corporate Benefits
• Vergünstigte Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten