Office Manager (m/w/d) - Teilzeit (16 Std./Woche)

Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung

• Betreuung von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
• Bearbeitung der zentralen Telefonnummer, telefonische Auskunft und Terminvereinbarungen
• Vorbereitende Buchhaltung (Belegsammlung, Kontierungsvorbereitung, unterstützende Tätigkeiten bei der Abrechnung)
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen und weiterleiten
• Terminmanagement und Terminkoordinierung für den Geschäftsführer
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Schreibarbeiten
• Korrespondenz per E-Mail und Post
• Aktenführung, digitale Archivierung und Dokumentenmanagement Unterstützung bei der Mieter- und Eigentümerversammlungsvorbereitung Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufträgen an Handwerker und Dienstleister Pflege von Stammdaten in Hausverwaltungsprogrammen (z. B. Mieter- & Objektdaten)

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erfahrung im Büromanagement, idealerweise in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook); idealerweise Kenntnisse eines Hausverwaltungsprogramms
• Organisierte, eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• Freundliches Auftreten, gute Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit und serviceorientierte Haltung
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten (bevorzugte Kernarbeitszeiten Mo-Do 09:00–13:00 Uhr)
• Ein freundliches Team und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Faire Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege und abwechslungsreiche Aufgaben