Office Manager*in, Sekretär*in (m/w/d)
Wir sind ein etabliertes Architekturbüro mit einem Team aus ca. 20 engagierten Mitarbeiter*innen. Wir realisieren anspruchsvolle, nachhaltige Projekte im Hochbau und Städtebau. In unserem Büro pflegen wir eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. IHRE ROLLE
Sie sind das Rückgrat des Büros – die unsichtbare Kraft, die dafür sorgt, dass alles läuft. Ein gutes Sekretariat ist nicht nur Verwaltung: Es ist der Ort, wo Informationen fließen, wo Details zählen, und wo Verlässlichkeit echte Kraft ist. Sie sind Ansprechpartner, Organisator und strategischer Assistent zugleich.
IHRE AUFGABEN Kommunikation
- Zentrale Telefonannahme und Weiterleitung Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern Assistenz für Geschäftsführung (Termine, Besprechungen, Korrespondenz) Verwaltung
- Postbearbeitung, Adress- und Personalverwaltung (DSGVO-konform) Büro- und Materialbestellungen, Lieferantenverwaltung, Budgetkontrolle Verwaltung von Handkasse, Schlüsseln und Zugangsrechten Datenverwaltung, Archivierung und Recherchen Event-Organisation
- Organisation von Veranstaltungen (Weihnachtsfeier, Jubiläen, Exkursion)
IHR PROFIL Erfahrung
- Mindestens 2-3 Jahre im Sekretariat oder Office Management Persönliche Eigenschaften
- Proaktiv: Sie sehen, was als Nächstes zu tun ist Zuverlässig: Details und Pünktlichkeit sind Ihnen wichtig Freundlich und selbstbewusst: Sie helfen gerne, vertreten aber höflich Grenzen Teamfähig: Sie tragen zum Büro-Klima bei Technische Anforderungen
- MS 365 sicher (Word, Excel, Outlook, Teams) Idealerweise Grundkenntnisse in digitalen Verwaltungssystemen
WAS WIR BIETEN
- Ein wertschätzendes Umfeld: Ihre Arbeit wird gesehen und geschätzt Flexible Arbeitszeitmodelle: 16–20 h/Woche
- Echte flache Hierarchien: Sie sprechen direkt mit der Geschäftsführung Gehalt: 1.200–1.600 € brutto/Monat für Teilzeit (je nach Erfahrung und Stunden)
- Raum für Gestaltung: Sie bestimmen mit, wie der Büroalltag für Sie und Ihre Kolleg*innen aussieht BEWERBUNG Bitte senden Sie CV und kurzes Anschreiben und Gehaltserwartung an: [email protected], Ansprechpartnerin: Liesa-Marie Hugler Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und versprechen: Ihr Anschreiben wird gelesen, und Sie bekommen Bescheid. Mehr über uns erfahren Sie unter www.palaismai.de
Folgende Gehaltspanne versteht sich umgerechnet auf eine Vollzeit-Stelle (40h): Gehalt: 36.000,00€ - 40.000,00€ pro Jahr Leistungen: Firmenevents Flexible Arbeitszeiten Gleitzeit Kostenlose Getränke Zusätzliche Urlaubstage Arbeitsort: Vor Ort
Eintritt: frühestmöglich Arbeitszeit: 16-20h/Woche, nach Absprache ÜBER UNS
Über den Arbeitgeber
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