Organisationstalent für FrontOffice & Sekretariat (m/w/d) – Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

• Die erste Stimme und das erste Gesicht des Hauses: Du empfängst Kunden, Lieferanten und Gäste, kümmerst dich um Besprechungsräume und Bewirtung und sorgst dafür, dass sich jeder bei uns willkommen fühlt.
• Drehscheibe für Kommunikation: Du steuerst unser zentrales Postfach und den Posteingang, sortierst, priorisierst und leitest weiter – digital und analog. Du weißt, was wohin gehört und wer es braucht.
• Rückenfreiheit für die Geschäftsführung: Du hältst Termine, Korrespondenz und Unterlagen im Griff, bereitest Meetings vor und behältst den Überblick, wenn es hektisch wird.
• Rechnungseingang digital im Griff: Du erfasst und prüfst eingehende Rechnungen und gibst sie sauber an die Buchhaltung weiter – ein wichtiges Glied in unserem Freigabeprozess.
• Reisen und Termine, die einfach funktionieren: Du organisierst Hotelbuchungen, Fahrten und Besuchstermine für Außendienst und Geschäftsführung.
• Präsentationen mit Feinschliff: Du passt Kundenpräsentationen und interne Unterlagen in PowerPoint an und sorgst für einen einheitlichen, professionellen Auftritt.
• Modern arbeiten: Dein Werkzeugkasten ist Microsoft 365 – Teams, Outlook, SharePoint & Co. Wer Lust hat, probiert mit uns auch neue digitale Helfer wie KI-Tools im Büroalltag aus.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
• Freundliches, verbindliches Auftreten am Empfang und am Telefon
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Empfang ist von Vorteil, aber kein Muss

Das und viele weitere Benefits erwarten dich bei uns Datteln · 30–40 Std./Woche · unbefristet

• Nah an der Geschäftsleitung: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen, bekommst Einblick in alle Bereiche des Hauses und weißt, was im Unternehmen wirklich läuft.
• Gestaltungsspielraum: Keine starren Strukturen, kurze Entscheidungswege und viel Raum für eigene Ideen – du organisierst unser Sekretariat so, wie es für dich und das Team am besten funktioniert.
• Vertrauensvolle Atmosphäre: Familienunternehmen in fünfter Generation mit flachen Hierarchien und Open-Door-Policy.
• Einer für alle: Im Team zu arbeiten heißt, im direkten Austausch voneinander zu lernen – und wir arbeiten nach Lean-Prinzipien: Verbesserungen kommen von den Menschen, die die Arbeit machen.
• Flexibel planbar: 30–40 Stunden pro Woche, Arbeitszeit nach Absprache gestaltbar.
• All-In Vergünstigungen: Profitiere von attraktiven Angeboten und unserem E-Bike-JobRAD.
• Spannende Firmenevents: Erlebe großartige Weihnachtsfeiern, Sommerpartys, Familienfeste u.v.m.
• Wohlfühlfaktor: Dein Team führt dich die ersten Tage durch unser praxisorientiertes Onboarding – und deine Vorgängerin übergibt dir persönlich, bevor sie in den Ruhestand geht.
• Keep growing: Nutze unsere Weiterbildungsmöglichkeiten über diverse Trainingsplattformen – von Microsoft 365 bis zu KI-Tools im Büroalltag.