Sachbearbeiter/Assistenz Verwaltung (m/w/d)

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie den Standort Schwarzheide bei der eigenverantwortlichen Steuerung administrativer, kaufmännischer und logistischer Prozesse.Sie tragen maßgeblich zur Sicherstellung effizienter Abläufe in den Bereichen Administration, Finanzwesen und Logistik bei und arbeiten eng mit internen Fachbereichen sowie Kunden, Lieferanten und Dienstleistern zusammen.

Finanz- und Rechnungswesen

• Rechnungsprüfung – Prüfen, Kontieren und Verbuchen von Eingangsrechnungen
• Dokumentenmanagement – Ablage und Archivierung gemäß den GoB
• Zahlungsverkehr – Überwachen von Zahlungsläufen, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
• Monatsabschluss – Unterstützen bei Monatsabschlüssen und Rückstellungsbuchungen
• Stammdatenpflege – Anlegen und Verwalten von Lieferantendaten
• Beschaffungsprozesse – Erstellen und Bearbeiten von Bestellanforderungen für interne Fachabteilungen

Logistik & Operations

• Disposition – Organisation von ein- und ausgehenden Verladungen
• Transportkoordination – Koordination von Anlieferungen und Abholungen mit Speditionen, Kunden und Abfallentsorgern
• Transportmanagement – Abstimmen und administratives Umsetzen von Verladungen in Zusammenarbeit mit der Produktionsleitung
• Zolldokumentation – Erstellen von Zolldokumenten für Ausfuhren innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten sowie in Drittländer
• Abfallmanagement – Erstellen und Verwalten von Abfallbegleitscheinen
• Rechnungslegung – Erstellen von Ausgangsrechnungen an den Kunden
• Containerverwaltung – Beauftragen von Containerbewegungen

Administration & Assistenz

• Materialbeschaffung – Beschaffung von Büromaterial, IT-Ausstattung und Arbeitsbekleidung
• Besuchermanagement – Anmelden von Besuchern
• Zeitwirtschaft – Unterstützen bei der Abfrage von Krankheitsständen
• Recruiting – Unterstützung bei der Rekrutierung von neuen Operatoren

Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Finanzen und/oder Logistik
• Sicherer Umgang mit MS Office und anderen ERP-Systemen
• Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Arbeitsumfeld
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
• Offenheit für bereichsübergreifende Aufgaben innerhalb des Verwaltungsteams sowie Interesse an einer vielseitigen Tätigkeit im Rahmen der Jobrotation

Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Materialwirtschaft, Zahlungsverkehr, Stammdatenpflege, Monatsabschluss, Logistik, Einkauf, Beschaffung, Ablage, Registratur, Mahn- und Klagewesen, Rechnungsprüfung, Zollvorschriften, Zollabwicklung, Enterprise Resource Planning (ERP), Disposition

Wir bieten

Abteilung: Administration Arbeitsort: Schwarzheide Berichtet an: Teamleitung Verwaltung Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit mit 35 Wochenstunden