Sekretariatsstelle 2.0 / Assistenz / Office Manager (m/w/d)

Du koordinierst Kalender, Termine, Meetings und Geschäftsreisen. Du sichtest und priorisierst eingehende E-Mails und Anfragen, filterst Unwichtiges und legst Wichtiges strukturiert vor. Du bereitest Geschäftsführungs- und Kundentermine vor und nach, führst Agenden, Protokolle, Aufgabenlisten und Wiedervorlagen. Du hältst Angebote, Rückfragen, Folgetermine und Projektstände nach und sorgst für Verbindlichkeit im Backoffice. Außerdem unterstützt du bei Präsentationen, Beratungsberichten, Förderunterlagen, Entscheidungsvorlagen und formellen Dokumenten. Du übernimmst Office-Management-Aufgaben wie Büroorganisation, Dienstleister, Bestellungen, Post, Gäste, Arbeitsplätze und interne Abläufe. Auch Webinare, Veranstaltungen, Messebesuche und Reise-/Eventorganisation gehören dazu. Kaufmännisch unterstützt du bei vorbereitender Buchhaltung, Belegmanagement, Rechnungsprüfung, Kostenüberblick und Zuarbeit für Buchhaltung und Steuerberatung.

Was du mitbringen solltest

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und Erfahrung in Assistenz, Office Management, Backoffice, Projektkoordination oder einer ähnlichen Schnittstellenrolle. Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch, arbeitest routiniert mit Word, Excel und PowerPoint und hast keine Scheu vor digitalen Tools und neuen Systemen. Wichtig sind uns Diskretion, Verlässlichkeit, Sorgfalt und die Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Du bleibst auch bei vielen parallelen Themen ruhig, kommunizierst freundlich und klar und bringst diplomatische Durchsetzungsstärke mit. Wir suchen keine reine Sachbearbeitung, sondern jemanden, der mitdenkt und erkennt, wo Entlastung nötig ist.

Was hilfreich wäre, aber kein Muss ist

Erfahrung in einer Agentur, Beratung, IT-Firma oder einem Dienstleistungsunternehmen, Interesse an Immobilienwirtschaft, digitalen Prozessen, KI und Softwareprojekten sowie Kenntnisse in Tools wie Lexoffice, Bitrix24, CRM-, Projekt- oder Dokumentenmanagementsystemen.

Wir bieten

Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direktem Draht zur Geschäftsführung, eine vielseitige Rolle mit organisatorischen, kommunikativen, kaufmännischen und projektbezogenen Aufgaben, kurze Wege in einem kleinen spezialisierten Team und die Möglichkeit, Prozesse wirklich zu verbessern, statt nur Vorgänge abzuarbeiten.

Du bist die operative Schaltstelle zwischen den Teams an der Seite der Büroleitung. Du verwaltest nicht nur Termine, sondern denkst mit, erkennst Prioritäten, hältst Vorgänge nach und sorgst dafür, dass wichtige Themen nicht liegen bleiben.