Sekretärin/Sekretär der Fachbereichsleitung (m/w/d) (Sekretär/in)
Weißenfels ist mit etwa 40.000 Einwohnern und insgesamt 12 Ortschaften die bevölkerungsreichste Stadt des Burgenlandkreises in Sachsen-Anhalt. Sie liegt im Dreiländereck von Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen und gilt als Eingangstor zur mitteldeutschen Burgen- und Weinbauregion Saale-Unstrut. Die Stadt liegt zentral nahe der Großstädte Halle und Leipzig, hat ausgezeichnete Verkehrsanbindungen, reizvolle Landschaften und eine reiche Kulturgeschichte. Werden Sie ein wichtiger Teil der Verwaltung und helfen Sie der Stadt Weißenfels bei der Erfüllung der ihr obliegenden Aufgaben.
Behalten Sie den Überblick, koordinieren Sie Abläufe und unterstützen Sie die Fachbereichsleitung Bürgerdienste als zentrale organisatorische Schnittstelle.
Ihr Aufgabenspektrum umfasst folgende Schwerpunkte:
Sie übernehmen Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Fachbereichsleitung Bürgerdienste und unterstützen die organisatorischen und administrativen Abläufe des Fachbereiches. Hierzu gehören die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, die Vorprüfung eingehender E-Mails sowie die Führung des allgemeinen Schriftverkehrs. Darüber hinaus erstellen Sie Schriftstücke, Tabellen, Übersichten sowie Tages- und Wochenvorlagen für die Fachbereichsleitung. Zu den Aufgaben zählen außerdem die Terminplanung und Kalenderführung sowie die Organisation von Besprechungen, Raumreservierungen und Dienstreisen. Als erste Ansprechperson des Fachbereiches am Telefon erteilen Sie Auskünfte für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen sowie internen und externen Ansprechpartnern. Weiterhin übernehmen Sie die Aktenführung und Archivierung, pflegen Sitzungsvorlagen im Ratsinformationssystem und unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben. Im Bedarfsfall wirken Sie bei Aufgaben der öffentlichen Sicherheit und Ordnung mit.
Folgende Ausbildung bzw. Qualifikation für diese Stelle ist erforderlich: Die Aufgabenwahrnehmung erfordert eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare verwaltungsbezogene bzw. kaufmännische Ausbildung.
Persönliche Anforderungen:
Sie verfügen über Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung. Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein freundliches und sicheres Auftreten werden vorausgesetzt. Darüber hinaus besitzen Sie sichere Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MSOffice-Anwendungen. Teamfähigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab.
Anforderungen an den Bewerber:
- Grundkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten,
- Büroorganisation, Büromanagement,
- Korrespondenz, Postbearbeitung,
- Terminplanung, -überwachung,
- Telefondienst
Wir bieten Ihnen:
Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden. Sie erhalten attraktive Nebenleistungen wie Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge (KVSA). Die Stadt bietet zudem ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, das flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit und zum Fahrradleasing einschließt. Darüber hinaus stehen Ihnen Fortbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Bei gleicher Eignung, Fähigkeit und fachlicher Qualifikation werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Bei der Stadt Weißenfels ist folgende Stelle zu besetzen:
Sekretärin/Sekretär der Fachbereichsleitung (m/w/d)
Fachbereich II - Bürgerdienste Entgeltgruppe: 5 TVöD (3.124,08 – 3.783,33 EUR/Monat) Einstellungsdatum: nächstmöglich Befristung: unbefristet Arbeitszeit: Vollzeit (39h)
Hinweise zum Datenschutz:
Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten (Stammdaten, Kontaktdaten, Familiendaten, Gesundheitsdaten, Leistungsdaten etc.) sind Voraussetzung für die Berücksichtigung Ihrer Bewerbung auf die o. g. Stellenausschreibung. Ihre Daten werden nach Eingang der Bewerbung gespeichert und zum Zwecke der Bewerberauswahl (Bestenauslese) verarbeitet. Sie sind nicht verpflichtet, die Angaben zu Ihrer Person zu machen, und willigen daher mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein. Sofern Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht einverstanden sind, kann Ihre Bewerbung vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Weitere Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27.04.2016 – Datenschutzgrundverordnung – (DSGVO) sind nachlesbar unter: https://www.weissenfels.de/Kurzmenü/Datenschutz