Team Assistant (m/w/d)

Du bist die erste Anlaufstelle für die Anliegen unserer Mitarbeiter:innen rund um Büro und Administration und sorgst dafür, dass im Office alles da ist und funktioniert: von Getränken, Snacks und Büromaterial bis zu hy Merch und Visitenkarten Du prüfst und bearbeitest Spesen- und Reisekostenabrechnungen fürs Leadership Team, sammelst Rechnungen und Kreditkartenbelege und bereitest alles sauber für die Buchhaltung vor Du koordinierst unsere Office-Dienstleister und bist Ansprechperson für alle Themen rund um Gebäude und Facility Gemeinsam mit People & Organization stellst Du sicher, dass neue Mitarbeiter:innen ab dem ersten Tag alles haben, was sie brauchen, vom Onboarding-Paket über den Laptop bis zu den Zugängen. Auch beim Offboarding behältst Du die Organisation im Blick, von Zeugnissen bis zur Hardware-Rückgabe Du übernimmst administrative Routinen für das Team, zum Beispiel die Pflege unseres internen Wikis, Update von internen Präsentationen und die monatlichen Arbeitszeitnachweise unserer Werkstudent:innen Du bist das freundliche Gesicht unseres Büros: Du hast ein offenes Ohr und sorgst dafür, dass sich alle bei uns wohlfühlen In Zusammenarbeit mit unserem IT-Dienstleister kümmerst Du Dich um die Bestellung von Laptops und Handys, den Austausch defekter Geräte und eine funktionierende Bürotechnik Du unterstützt das Team mit Deinem Organisationstalent bei internen Events und Kundenveranstaltungen im Office sowie bei der Organisation unseres Retreats und unserer Weihnachtsfeier Mittendrin statt remote: Unser Büro lebt vom persönlichen Miteinander. Deshalb arbeitest Du als Team Assistant vollständig bei uns vor Ort in Berlin Kreuzberg: als erste Ansprechperson für alle, die morgens reinkommen, und als Mensch, der unser Büro spürbar zu einem Zuhause macht.

• Du hast bereits Erfahrung als Team Assistant, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle gesammelt
• Du bist ein Organisationstalent mit einer ausgeprägten Servicementalität und “Can-Do-Attitude”
• Du hast eine offene und sympathische Art, die Menschen verbindet, bist ein Teamplayer und hast Spaß am Umgang mit Menschen
• Belege und Zahlen schrecken Dich nicht ab: Du arbeitest sorgfältig und strukturiert, und Verlässlichkeit sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich
• Du sprichst fließend Deutsch, Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil
• Du bist versiert im Umgang mit G-Suite, Microsoft Office und kennst Dich idealerweise auch mit der Apple Hardware aus

Was wir bieten

• Direkte Verantwortung ab Tag 1 und sichtbarer Impact auf unseren Büroalltag und interne Themen
• Einblick in alle Bereiche einer wachsenden Unternehmensberatung, von People über Finance bis Office
• Möglichkeit zur Beteiligung an hy und Teilhabe an unserem langfristigen Erfolg
• Viel Gestaltungsspielraum für eigene Ideen und unternehmerisches Denken Flexibilität & Vertrauen
• Zeitblocker für persönliche Themen, die team-weit respektiert werden
• Eine Kultur, die auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Pragmatismus setzt Learning & Growth
• Weiterbildungsbudget i.H.v. jährlich 1.000 € für das, was Dich wachsen lässt – beruflich und persönlich
• Transparentes Karriere- und Entwicklungskonzept mit regelmäßigen Entwicklungsdialogen
• Steile Lernkurve durch die enge Zusammenarbeit mit People & Organization, Finance und Geschäftsleitung Health & Wellbeing
• Zuschuss zu Urban Sports Club und weiteren ausgewählten Fitness- und Wellbeing-Angeboten
• Mobilitätsangebote wie Deutschlandticket und JobRad
• State-of-the-Art Hardware Set-up und ein modernes Büro in Kreuzberg Culture & Community
• Eine auf Transparenz, Wertschätzung und Vertrauen basierte Kultur
• Mehrtägiges Company Retreat und regelmäßige Team-Events
• Zwei Volunteer Days pro Jahr für soziales Engagement während der Arbeitszeit
• Offene Feedbackkultur, echtes Teamplay und eine klare No-Bullshit-Mentalität Family & Support
• Volle Gehaltsfortzahlung während der Kinder(not-)betreuungszeit – ohne Verdienstausfall
• Verständnis für persönliche Lebensrealitäten und ein Umfeld, das Leistung nachhaltig ermöglicht Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt für diese Position entspricht dem Gehaltsband für unser Manager Level abhängig von Erfahrung und Qualifikation. Das finale Gehalt wird Dir im Rahmen des Prozesses kommuniziert. Alle anders, alle smart! Als chancengleicher Arbeitgeber setzen wir uns bei hy für eine diverse, inklusive und gesunde Arbeitsumgebung ein. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat:innen, unabhängig von Ethnie, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität. Liebe Frauen, haltet Euch nicht zurück! Untersuchungen zeigen, dass Frauen die Messlatte niedriger ansetzen als Männer und sich erst dann auf eine Stelle bewerben, wenn sie für eine bestimmte Position hoch qualifiziert sind. Wenn Du also der Meinung bist, dass Du einige aber nicht unbedingt alle der von uns geforderten Kriterien erfüllst, nehme bitte trotzdem Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns sehr darauf, von Dir zu hören und gemeinsam zu prüfen, ob wir zueinander passen.