Teamassistenz / Office Management & Operations (m/w/d)

In dieser Schlüsselrolle stellst du sicher, dass unser Tagesgeschäft wie am Schnürchen läuft. Du übernimmst die Regie im Office-Management, koordinierst Abläufe eigenverantwortlich und hältst der Geschäftsführung sowie den Fachteams den Rücken für das Kerngeschäft frei.

Zentraler Dreh- und Angelpunkt

• Du steuerst den gesamten Büroalltag, empfängst Kunden wie Geschäftspartner herzlich und bist die erste professionelle Anlaufstelle am Telefon und per Mail Prozess- & Terminorganisation
• Du planst Termine, vorausschauende Meeting-Vorbereitungen und Reisen eigenständig und behältst den Terminkalender der Unternehmensführung stets im Blick Dokumenten- & Auftragsmanagement
• Du kümmerst dich um den Postein-/-ausgang, verwaltest Verträge, übernimmst die kaufmännische Zuarbeit (z. B. vorbereitende Buchhaltung, Rechnungskontrolle) und pflegst Stammdaten im System Event- & Event-Logistik
• Du organisierst interne Teamevents, Kundenmeetings und sorgst dafür, dass Besprechungsräume und Arbeitsplätze perfekt ausgestattet sind Proaktive Optimierung
• Du bringst eigene Ideen ein, um administrative Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen und effizienter zu gestalten

Kaufmännische Fundierung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industrial, Retail) oder vergleichbare Qualifikation Organisationsgeschick & Weitblick
• Du arbeitest hochgradig selbstständig, vorausschauend und verlierst auch in dynamischen Situationen nie den Überblick oder deinen Humor Neugier auf Tech-Themen
• Du hast keine Scheu vor der IT-Welt, bringst echtes Interesse an unseren technischen Lösungen mit und arbeitest dich begeistert in neue Themen ein Finanz- und Rechnungswesen
• Eigenverantwortliche Abwicklung der vorbereitenden Buchführung, Fristenüberwachung und strukturierte Ablage aller buchhaltungsrelevanten Dokumente Sicherer Umgang mit MS Office
• Routinierter Einsatz von Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) ist für dich absoluter Standard Souveränes Auftreten
• Dienstleistungsorientierung, Empathie und eine klare, verbindliche Kommunikation auf allen Hierarchieebenen Sprachkompetenz
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer krisensicheren und wachstumsstarken Branche Top-Ausstattung
• Modernes Equipment (Notebook & Smartphone) für dein tägliches Arbeiten Starkes Miteinander
• Flache Hierarchien, kurze Wege zur Geschäftsführung und ein kollegiales Team, das deine Arbeit schätzt Einarbeitung & Vertrauen
• Eine strukturierte Einarbeitungsphase sowie echter Freiraum, eigene Ideen im Office-Alltag umzusetzen Wohlfühlatmosphäre
• Ein moderner Arbeitsplatz, kostenfreie Getränke, frisches Obst und eine voll ausgestattete Büroküche für entspannte Pausen