Teilzeit Assistenz Immobilienverwaltung (m/w/d)

In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Funktion in unserem Büroalltag. Du koordinierst den digitalen und physischen Posteingang, strukturierst und bearbeitest eingehende E-Mails, Dokumente, Rechnungen und Schreiben und ordnest sie den jeweiligen Vorgängen zu. Dabei bearbeitest du Anliegen eigenständig oder bereitest sie entscheidungsreif vor. Darüber hinaus behältst du Fristen, Wiedervorlagen und offene Vorgänge im Blick und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung aller

Aufgaben.

• Organisation des digitalen und physischen Posteingangs
• Zuordnung und Pflege von Dokumenten und Informationen sowie strukturierte Ablage zu den jeweiligen Objekten, Vorgängen und Ansprechpartnern
• Klärung einfacher Sachverhalte sowie Einholung fehlender Informationen und Vorbereitung von Anliegen zur Entscheidung durch die Geschäftsführung
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen sowie die Nachverfolgung laufender Aufgaben und Rückmeldungen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Dienstleistern, Geschäftspartnern, Eigentümern und Mietern
• Allgemeine administrative Tätigkeiten im Büroalltag lassen Verantwortungsvolle Aufgabe: Du übernimmst eine zentrale Rolle im Backoffice und sorgst dafür, dass Vorgänge, Fristen, Informationen und organisatorische Abläufe zuverlässig koordiniert werden

Erfahrung in der Immobilienverwaltung ist nicht zwingend erforderlich. Wichtiger sind uns kaufmännisches Verständnis, Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Sorgfalt sowie eine sichere Kommunikation. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement / Bürokauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder organisatorischen Bereich
• Organisatorische Fähigkeiten und ein sicherer Blick für Prioritäten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Fristen und Dokumenten
• Gute Kenntnisse in MS Office / Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Teilzeitstelle mit mind. 20 Std./Woche
• Modernes Equipment: Hochwertige technische Ausstattung inkl. Fimen-Laptop, digitale Tools und ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld, damit du effizient und mit Freude arbeiten kannst
• Innovative Arbeitsumgebung: Cloudbasierte Systeme und durchdachte Prozesse sorgen für eine strukturierte, transparente und ortsunabhängige Zusammenarbeit
• Flexible Arbeitsmodelle: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice nach Absprache
• Angenehmes Arbeitsumfeld: Guter italienischer Kaffee, Tee, Wasser und Snacks stehen dir jederzeit zur Verfügung
• Persönliche Entwicklung: Durch eine gezielte Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten gewinnst du Sicherheit im Arbeitsalltag
• Effiziente Strukturen: Als kleines Team arbeiten wir eng zusammen, treffen Entscheidungen schnell und kommunizieren direkt
• Kontinuierliche Verbesserung: Wir hinterfragen bestehende Abläufe, entwickeln unsere Prozesse kontinuierlich und möchten ineffizienter oder stupider Arbeit keinen