Job-Nr. 6815669

Wir suchen eine/n Office Manager*in Front Desk (m/w/d) – Vollzeit oder Teilzeit

ABE GRUPPE GmbH vor 1 Wochen

Voll- oder Teilzeit

StandortBarsbüttel, Schleswig-Holstein

ABE Gruppe GmbH Die ABE-Gruppe ist ein Full-Service Dienstleister rund um das Thema Anlagen und Betriebstechnik der Energieversorgung. Unter dem Dach der ABE-Gruppe haben wir unterschiedliche Kompetenzen und Unternehmen vereint. Seit Mitte 2023 gehört die ABE Gruppe zum Schweizer Konzern der BKW AG. Diese Verbindung stärkt die Position der ABE Gruppe und ihrer Tochterunternehmen. Als Teil der BKW Gruppe profitieren wir von der Expertise, den Ressourcen und den Möglichkeiten eines globalen Energieunternehmens. Diese Zusammenarbeit eröffnet spannende Perspektiven für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und bietet unseren Kunden einen noch höheren Mehrwert durch die Kombination von lokaler Fachkompetenz und internationaler Erfahrung. Du hast Lust, unser Office Management / Front Desk zu unterstützen? Dann suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als engagierte Persönlichkeit. Du gehst positiv und motiviert an die täglichen Herausforderungen heran und unterstützt dein Team proaktiv, damit der Büroalltag reibungslos läuft? Dann bist du bei uns genau richtig! In dieser Position bist du die gute Seele unseres Hauses und die erste Ansprechperson für unsere Gäste und Kolleg*innen. Online bewerben

Deine Aufgaben bei uns:

Front Desk & Office Management (ca. 70 %)
Erste/r Ansprechpartner*in im Empfangsbereich und an der Telefonzentrale
Bearbeitung der Eingangspost und Pakete für beide Standorte in Barsbüttel
Standortübergreifende Betreuungsverantwortung inkl. Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Arbeitskleidung sowie Betreuung der Besprechungsräume
Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Meetings (Catering, Technik, Raumausstattung, Teilnehmerinformationen)
Reisebuchungen für die Geschäftsführung
Betreuung des Facility Managements für beide Standorte sowie Koordination und Steuerung externer Dienstleister
Unterstützung des Standortleiters bzw. Leiters Gebäudemanagement in diversen administrativen Prozessen
Interne/r Ansprechpartner*in und zentrale Schnittstelle zu unserem Shared Service für die Bereiche Mobilfunk & Fuhrpark
Saisonale Gestaltung und Dekoration der Standorte
Unterstützung des Teams im allgemeinen Tagesgeschäft sowie Versorgung der Gemeinschaftsräume Kaufmännische & administrative Aufgaben (ca. 30 %)
Workflow: Rechnungsprüfung, Kontierung und Erfassung von Eingangsrechnungen im ERP-System
Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im Bereich Rechnungswesen
Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
Zentrale Stammdatenpflege Debitoren aus einer Hand für alle ABE-Firmen
Anlage und Pflege von Lieferanten
Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage kaufmännischer Unterlagen
Pflege und Führung von Mitarbeiterlisten
Geburtstags- und Jubiläumslisten
Enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit Erfahrung im Rechnungswesen oder/ und Sekretariat
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Ausgeprägtes Organisationstalent, Dienstleistungsorientierung und Blick fürs Detail
Positive, motivierende Art und Teamplayer*in
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise auch in stressigen Situationen
Gepflegtes Erscheinungsbild und sehr gute Umgangsformen
Verantwortungsbewusstsein, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift