Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die klassischen Aufgaben einer persönlichen Assistenz und sorgen dafür, dass das Tagesgeschäft der Geschäftsführung reibungslos funktioniert. Da die Geschäftsführer einen Großteil ihrer Zeit auf Reisen verbringen, kommt der sorgfältigen Planung und Koordination sämtlicher Termine und Reiseabläufe eine besondere Bedeutung zu. Dabei sind Organisationstalent, vorausschauendes Denken und ein ausgeprägter Blick für Details gefragt. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Eigenständige Organisation des Tagesgeschäfts, Kalendermanagement, Terminplanung und Koordination sämtlicher geschäftlicher Verpflichtungen.
• Anspruchsvolles Reisemanagement: Planung und Organisation internationaler Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Transfers, Unterkünften und individueller Reiseabläufe, gelegentlich auch unter Einbeziehung privater Charterjets.
• Termin- und Veranstaltungsorganisation: Abstimmung mit Geschäftspartnern, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation besonderer Veranstaltungen sowie weiterer Termine im geschäftlichen und persönlichen Umfeld, beispielsweise Jagden.
• Korrespondenz und Schriftverkehr: Erstellung und Bearbeitung von Briefen, E-Mails, Notizen und weiteren Schriftstücken in deutscher und englischer Sprache, auch nach Phonodiktat.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten. Sie arbeiten eng mit den Geschäftsführern zusammen und halten ihnen im Tagesgeschäft den Rücken frei. Dabei erkennen Sie, was erledigt werden muss, behalten auch bei mehreren parallel laufenden Vorgängen den Überblick und sorgen dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder sprachlich ausgerichtete Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondentin, Europasekretärin, Rechtsanwaltsfachangestellte oder über eine vergleichbare Qualifikation. Vor allem bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung in der persönlichen Assistenz oder im klassischen Sekretariat mit und wissen aus der Praxis, worauf es bei der Unterstützung einer anspruchsvollen Führungspersönlichkeit ankommt. Darüber hinaus überzeugen Sie durch:

• Eine äußerst sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, bei der Ihnen auch kleine Details nicht entgehen.
• Erfahrung in der Organisation komplexer Geschäftsreisen und Freude daran, auch individuelle Anforderungen präzise umzusetzen.
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und die Fähigkeit, vorausschauend zu handeln und Prioritäten richtig einzuschätzen.
• Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Absolute Diskretion, Loyalität und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Persönliche Souveränität, Gelassenheit und Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitstempo und kurzfristigen Änderungen.
• Exzellente Umgangsformen, ein sicheres Auftreten und ein gutes Gespür für die Erwartungen eines geschäftlich und gesellschaftlich bestens vernetzten Unternehmers.

Die Zusammenarbeit mit dem Seniorchef setzt ein hohes Maß an Professionalität, persönlicher Souveränität und Verlässlichkeit voraus. Er stellt hohe Ansprüche an die Qualität der Arbeit und erwartet eine vorausschauende Organisation sowie eine präzise Umsetzung. Auch wenn es einmal hektisch wird oder sich Pläne kurzfristig ändern, bewahren Sie die Ruhe, handeln lösungsorientiert und behalten das Wesentliche im Blick. Da sich die Abläufe nach den vielfältigen Terminen und Reiseaktivitäten der Geschäftsführung richten, sind Flexibilität und eine erhöhte zeitliche Verfügbarkeit in dieser Position wichtig. Sie schätzen eine Aufgabe, in der persönliches Engagement gefragt ist und in der Sie Ihre Erfahrung unmittelbar einbringen können.

Das erwartet Sie

• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem kleinen, familiengeführten Beratungsunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen.
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem exklusiven und besonderen geschäftlichen Umfeld.
• Eine enge Zusammenarbeit mit einer anspruchsvollen Geschäftsführung, bei der Erfahrung, Diskretion und Organisationstalent gefragt sind.
• Ein zentral gelegener Arbeitsplatz im Herzen von Stuttgart mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.