Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Libra

What You'll Do

• Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft sowie im organisatorischen und administrativen Bereich
• Koordination und Pflege des Kalenders des CEO sowie eigenständiges Termin- und Meetingmanagement
• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen, Besucherterminen sowie Leadership- und All-Hands-Meetings (virtuell und vor Ort)
• Koordination und Nachverfolgung wichtiger Termine, Fristen und regelmäßiger Aktivitäten des Leadership Teams
• Verwaltung und Pflege von Dokumentationen, Korrespondenzen, Ablage- und Archivsystemen
• Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen für den CEO
• Betreuung interner Kommunikationskanäle sowie Verwaltung von Zugriffsrechten und Verteilerlisten
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekoordination
• Planung und Durchführung von Offsites,Führungskräfteveranstaltungenund Team-Events einschließlich Logistik, Catering und Vor-Ort-Koordination
• Ansprechpartner:in für Office- undFacility-Management-Themen(z. B. Büromaterial, Reinigung und Zutrittsmanagement)
• Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender einschließlich Ausstattung und Zugangsorganisation
• Erstellung von Reports, Präsentationen undManagement-Unterlagenfür den CEO
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen undReisekostenabrechnungenunter Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse
• Administrative Unterstützung des Leadership Teams bei Bedarf und in Spitzenzeiten

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) in einer ähnlichen Assistenz- oderOffice-Management-Funktion,vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• Erste Erfahrung imScale-Up/Start-up-Umfeldvorteilhaft
• Sicherer Umgang mit den gängigenMicrosoft-Office-Anwendungen
• AusgeprägtesOrganisationsgeschicksowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
• SouveräneKommunikationsfähigkeitund ein professionelles Auftreten im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern und Führungskräften
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2)
• Wohnsitz im Raum Berlin und Bereitschaft zu regelmäßiger Präsenz im Berliner Büro

What We Offer

• Flexibel im Ausland arbeiten: Bis zu 20 Tage innerhalb von zwölf Monaten EU-weit arbeiten
• Erholung & Auszeit:26 Urlaubstage Engagement zeigen:1 zusätzlicher freier Tag pro Jahr für Dein Ehrenamt (Volunteer Day)
• Weiterentwicklung fördern: E-Learning über LinkedIn, Online Sprachtraining mit goFluent sowie weitere Trainings- undWeiterbildungsmöglichkeiten Modernes Arbeiten vor Ort:attraktives Office in Berlin

Als Assistent:in der Geschäftsführung bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für den CEO von Libra. Mit Deinem ausgeprägten Organisationsgeschick und Deiner vorausschauenden Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass administrative und organisatorische Prozesse effizient ablaufen. Darüber hinaus unterstützt Du das Leadership Team bei ausgewählten gemeinsamen Aktivitäten und trägst zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit innerhalb der Organisation bei.