Assistenz der Werksleitung (m/w/d)

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten
• Erstellung von Berichten und unterschriftsreifen Korrespondenzen, ggf. auch in einer Fremdsprache
• Anfertigung tabellarischer Übersichten, Zahlenaufstellungen, Schaubildern und Diagramme sowie Durchführung und Aufarbeitung von Recherchen
• Organisation und Verwaltung der Büroablage sowie Sicherstellung des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff und ordnungsgemäßer Vernichtung von Schriftgut
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial & Visitenkarten
• Bearbeitung der Ein. und Ausgangspost, Prüfung auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, versandfertige Aufbereitung sowie Verwaltung allgemeiner E.Mail-Postfächer
• Entgegennahme, Herstellung und Weiterleitung von Telefongesprächen, ggf. in einer Fremdsprache
• Beschaffung und Weiterleitung von Informationen aus dem Internet und externen Quellen
• Erteilung von Auskünften gegenüber Behörden und Institutionen im Rahmen der Befugnisse
• Terminmanagement für die Werksleitung inkl. Planung, Koordination, Raumorganisation und Abstimmung mit Kurierdiensten
• Organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Firmenveranstaltungen usw. einschließlich Protokollierung und Verköstigung
• Organisation und Betreuung der wöchentlichen MGMT-Meetings inkl. Erstellung der Präsentationen
• Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern und Besuchern, Abstimmung von Besuchsterminen und Besprechungen auch in einer gängigen Fremdsprache
• Organisation von Dienstreisen sowie Abrechnung der Reisekosten nach betrieblichen Richtlinien, Buchung von Unterkünften
• Erfassung und Verarbeitung von Daten für Präsentationen, Statistiken und Auswertungen
• Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks inkl. Unterlagen, Kostendarstellung, Mietfahrzeugbeschaffung und Tankkartenmanagement
• Übernahme allgemeiner Büromanagementaufgaben (z.B Küchenorganisation)
• Vorbereitung der Abrechnung aller Firmenkreditkarten
• Organisation und Verwaltung von Gelangensbestätigungen, Verbringungsbescheinigungen und Nachweis über Auslandslieferungen
• Anlage von Dienstleistungsaufträgen und Buchung von Wareneingängen
• Einlesen von Bestellungen
• Anlegen von Kundeaufträgen und Terminbestätigungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Bereich
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsleitungsebene
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemem, idealerweise RGU und/oder SAP
• Fundierte MS-Office Kenntnisse
• Grundlegende Kenntinisse der DSGVO wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Allgemeine buchhalterische Kenntnisse sowie Erfahrung im operativen Einkauf von Vorteil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Kommunikationsstärke
• Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitern und Kunden
• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste

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