Assistenz für Office- & Trainingsorganisation (w/m/d)

• Abwicklung von Kundenaufträgen: von der Prüfung des Auftrags über die Erfassung im CRM und die Abstimmung mit dem Kunden bis zur Abrechnung
• Vorbereitung und Begleitung von Präsenz- und Online-Trainings: Dozentinnen und Dozenten, Räume, Material und Teilnehmende sind im Blick, damit jedes Training gut startet
• Unterstützung der Projektleitung bei unserem jährlichen Kongress: Teilnehmer- und Buchungsmanagement, Mitarbeit bei Call for Papers und Kongressprogramm sowie Betreuung vor Ort
• Ansprechperson für Kunden, Mitarbeitende und Dienstleister
• Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Buchung und Abrechnung
• Pflege von Trainings-, Termin- und Kundenstammdaten im CRM-System sowie Unterstützung des Vertriebs
• Büro- und Verwaltungsorganisation: Postbearbeitung, Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterial, Koordination externer Dienstleister sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Personallisten und Mahnwesen

• Abgeschlossene Ausbildung, z. B. im kaufmännischen Bereich, sowie Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich bzw. im Event- oder Office-Management
• Sicherer Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln und den gängigen MS-Office-Anwendungen, dazu die Bereitschaft, sich in neue Systeme einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent und eine strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Teamfähigkeit und Eigeninitiative

Was wir bieten

• Eine unbefristete Vollzeitstelle in einem familiengeführten Unternehmen, in dem Entscheidungen schnell fallen und Ihre Ideen Gehör finden
• 30 Urlaubstage, dazu je ein halber Tag bezahlt frei an Heiligabend und Silvester
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einer abwechslungsreichen Tätigkeit mit wechselnden Trainings, Kunden und dem jährlichen Kongress als besonderem Projekt
• Strukturierte Einarbeitung in Aufgaben, CRM und Abläufe, damit Sie von Anfang an sicher arbeiten können, sowie Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Sehr gute Erreichbarkeit mit Pkw und öffentlichen Verkehrsmitteln
• Eine betriebliche Unfallversicherung sorgt für zusätzliche Absicherung, auch in der Freizeit
• Kaffee, Snacks und Getränke im Büro sowie eine voll ausgestattete Küche